Gestionnaire administratif et pédagogique h/f

Fiche de poste :

• Fonctions : gestionnaire administratif(ve) et pédagogique h/f.
• Métier ou emploi type : adjoint en gestion administrative BAP J (J5X41).
• Catégorie : C.
• Corps : agent contractuel.
• Affectation administrative : IAE.
• Géographique : St Denis.

Missions :
Les activités essentielles de gestion administrative et pédagogique de filières, en collaboration avec les responsables pédagogiques de chaque niveau de formation :

• Procéder aux inscriptions administrative et pédagogique des étudiants.
• Gestion des trombinoscopes en lien avec le responsable pédagogique et les délégués de promotion.
• Mettre en place et saisir les emplois du temps de chaque filière ; réserver les salles de cours en conséquence.
• Respect du calendrier de l’alternance (formation-entreprise) : traitement des annulations de cours en priorité.
• Pointage régulier des heures de cours réalisées.
• Rappel hebdomadaire du planning aux intervenants.
• Suivre et contrôler l’assiduité des étudiants et des stagiaires de l’alternance sur l’application SoWeSign.
• Editer les attestations d’assiduité notamment dans le cas d’une demande ponctuelle des entreprises pour les alternants.
• Organiser les examens (envoi des convocations aux étudiants, tirage des sujets de session 2, préparation copies d’examens).
• Saisir les notes, lancer le calcul des résultats, vérifier et éditer les procès-verbaux, afficher les résultats.
• SFR/mise à jour avril 2023.
• Editer et diffuser les relevés de notes et les attestations de réussite ; délivrer les diplômes.
• Organiser les délibérations (envoi convocation aux membres des jurys, participation à la délibération).
• Gérer les réclamations des étudiants.
• Organiser les réunions des conseils de perfectionnement (envoi convocations), récupération des PV.
• Veiller au respect des maquettes pédagogiques.
• Applications informatiques utilisées : apogée ; plateforme de gestion IAE ; JeSuisEnCours.
• Réceptionner, vérifier et mettre à la signature les conventions de stage des étudiants.
• Actualiser la base de données stages si modifications manuelles de la convention.
• Recevoir, faire émarger et enregistrer les mémoires de master.
• Mettre à jour la base de données des étudiants de licence et master.
• Rédiger des courriers simples (lettre de recommandation, attestations diverses, courriers de relance).
• Entretenir et veiller au respect du référentiel Qualicert.
• Archiver les documents de l’année écoulée.
• Participer aux différentes manifestations de l’institut (SPO, séminaires professionnels, galas, journée d’intégration).

Compétences :

• Connaissance, savoir :
  - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
  - Connaissance de l’environnement bureautique.
  - Capacité à s’adapter à de nouveaux logiciels.
  - Savoir rédiger des courriers administratifs simples.
  - Savoir rendre compte.

• Savoir-faire :
  - Savoir gérer les urgences et les situations délicates ; réactivité.
  - Autonomie et initiative.
  - Sens de l’organisation.

• Savoir être :
  - Discrétion : confidentialité des informations et des données.
  - Rigueur/fiabilité.
  - Sens relationnel.
  - Esprit d’équipe.

Conditions particulières d’exercice :

• Site délocalisé situé en centre-ville.
• Contraintes horaires particulières notamment lors de la tenue des manifestations (remise de diplôme, SPO, gala, SIM) en soirée et/ou le samedi.
• Encadrement : non.
• Nb agents encadrés par catégorie : 0.
• Conduite de projet : non.

Candidatures à adresser au plus tard le 03/05/2023 à 12 heures.