Assistant(e) de Direction - Office de Tourisme Ouest Réunion

L’OTI Ouest recrute un(e) Assistant(e) de Direction pour remplacer un congé de maternité. Rattachée à la Direction de l’OTI Ouest et au Pôle Développement – Ressources et Ingénierie Touristique, vous êtes en charge de différents travaux administratifs, vous organisez méthodiquement et optimisez la gestion des activités qui vous sont confiées.

Rôle et Missions :

ASSISTANTE DE DIRECTION
- accueil physique au siège
- secrétariat de la direction
- conception et rédaction des courriers relatifs à la Direction et au pôle de rattachement
- communication interne, organisation des réunions
- rédaction des rapports et comptes-rendus
- traitement et transmission des décisions, notes de service, contrats, conventions en interne et en externe
- suivi d’activité et tableaux de bord
- suivi du fonctionnement (commandes, devis)
- organisation et suivi des contrats de maintenance

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
- installation des nouveaux arrivants
- suivi administratif des dossiers du personnel, logistique des recrutements et formations
- gestions des absences du personnel (congés, heures supplémentaires, arrêts maladie, etc.)
- élaboration de la fiche navette

MARCHÉS PUBLICS
- suivi administratif des consultations en procédure adaptée, de la rédaction du dossier de consultation à l’attribution,
- organisation des réunions et commissions dans le cadre des marchés
- enregistrement des pièces et transmission au comptable et aux services
- gestion administrative des marchés
- suivi des tableaux de bord
- archivage

Au-delà de vos fonctions administratives, vous êtes en mesure de faire preuve d’initiatives et de responsabilités et de rendre compte à votre hiérarchie de tous dysfonctionnements constatés.

Disponible et efficace, vous véhiculez une image professionnelle et dynamique, représentant les valeurs de l’OFFICE DE TOURISME DE L’OUEST dans sa communication tant interne qu’externe.

Cette fonction nécessite une grande capacité d‘adaptation, le sens de la rigueur et de l’autonomie ainsi que d‘excellentes qualités relationnelles. La maîtrise de l’informatique est exigée.

Profil recherché :
- Formation Bac+2/3 dans l’assistanat de Direction, secrétariat trilingue, tourisme
- Expérience significative de 2 ans minimum sur un poste similaire
- Maîtrise de l’anglais impérative
- Maîtrise impérative des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook et Power Point, internet), des techniques de secrétariat et de prise de notes
- Excellente expression écrite et orale
- Grande rigueur, sens de l’organisation et diplomatie exigés
- Bon relationnel
Lieu : 974 – Le Port
Niveau d’études : Bac+2/3
Niveau d’expérience : 2 ans
Secteur d’activité : Tourisme, Gestion, Ressources humaines, Secrétariat
Type de contrat : CDD de 6 mois
Poste : Assistant(e) de Direction, en charge des ressources humaines et des marchés publics