Responsable des affaires institutionnelles h/f - Université de la Réunion

Catégorie : A
Corps : Fonction publique (mutation ou détachement) ou contractuel

Le/la responsable des affaires institutionnelles, met en oeuvre, sous l’autorité du(de la) directeur(trice) général(e) des services et en liaison directe avec le Président, les actions et missions relevant du Service des affaires institutionnelles.

Activités principales :

 Superviser, organiser et suivre les séances des Conseils d’Administration (pléniers et restreints), des Conseils Académiques pléniers et des Conseils des directeurs de composante (pléniers et restreints)

• Planifier et organiser les réunions des Conseils d’Administration (pléniers et restreints), des Conseils Académiques pléniers et des Conseils des directeurs de composante (pléniers et restreints)
• Rédiger, en lien notamment avec la DGS et les Présidents des Conseils, les convocations, ordres du jour, relevés de décisions et délibérations des instances, en veillant à leur régularité formelle et juridique ainsi qu’à leur cohérence dans le corpus juridique de l’université
• Rassembler les documents de travail des conseils, et en assurer la transmission, dans les délais statutaires
• Participer aux séances et favoriser leur bonne tenue matérielle
• Assurer le secrétariat, en cours et en dehors des séances, au service des élus, du cabinet de la présidence et de la direction générale des services.
• Tenir à jour la liste des membres
• Tenir un tableau de suivi des actions à réaliser en application des délibérations du CA
• Veiller à la diffusion des relevés de décisions, procès-verbaux, calendriers prévisionnels
• Centraliser l’archivage des documents, répondre aux demandes de diffusion des informations

 Planifier, organiser et gérer les activités des sections disciplinaires de l’université

• Constituer le support de l’organisation logistique des sections
• Rédiger et assurer la transmission, dans les délais réglementaires, des actes de préparation et de suivi des sections (convocations, jugements, etc.)
• Veiller à la régularité formelle et juridique des actes de la section
• Assister aux séances et en rédiger les procès-verbaux
• Apporter aux membres des sections, aux usagers et aux services de l’université les réponses aux questions relatives à la procédure
• Constituer le relais entre les juges des sections, les usagers, le CNESER, la direction et les composantes de l’université ;
• Veiller à la régularité de l’ensemble de la procédure juridictionnelle.

 Organiser, mettre en œuvre et suivre les opérations électorales ou de renouvellement des conseils centraux (CA. CR. CFVU), des membres des sections disciplinaires, des membres de commissions de l’université (CPE, commissions des statuts et commission des marchés)

Conditions particulières d’exercice :
Lieu d’exercice : au sein de l’administration centrale.
Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services et en liaison directe avec le Président.

-  Contraintes liées à l’organisation des Conseils d’administration pléniers (1/mois).
-  Contraintes liées à l’organisation des opérations électorales
-  Contrainte liée au faible effectif du service (1 cat A – 1 cat C partagé).

Encadrement : Non - Oui Nb agents encadrés par catégorie : 1 A. B 2C
Conduite de projet : Non – Oui

Connaissance, savoir :
• Haut niveau juridique et administratif (BAC + 5 minimum)
• Connaissance du statut des EPSCP et plus généralement, des règles de gouvernance, de l’organisation et du fonctionnement des universités.

Savoir-faire :
• Capacité de compréhension et d’analyse de situations parfois complexe
• Savoir être force de proposition
• Rigueur et forte capacité d’organisation
• Excellentes qualités rédactionnelles et aisance en communication
• Maîtrise des outils bureautiques standards

Savoir être :
• Sens du service public, autonomie
• Réactivité et disponibilité
• Qualités relationnelles et sens du contact
• Avoir un intérêt pour l’enseignement et la recherche
• culture générale et esprit d’ouverture

Affectation :
Administrative : Service des affaires institutionnelles
Géographique : Université de La Réunion – Campus du Moufia
Conditions de recrutement :
Date de recrutement : 01 novembre 2018
Date de fin de publication : le 15 octobre 2018