Assistant administratif et financier h/f - CDI

SHOCK ETT recrute pour l’un de ses clients un Assistant administratif et financier h/f.

Missions / fonction :
Placé(e) sous la responsabilité du Responsable du service Assistance à Maîtrise d’Ouvrage, vous êtes en charge de la gestion administrative et financière des marchés, des opérations et des services de la DIA.
Garant(e) du respect des délais contractuels auprès des prestataires, vous faite le point sur l’état d’avancement des différentes opérations, assurez le relais entre les différents intervenants extérieurs et les chargés d’opérations, effectuer les relances nécessaires et le reporting auprès des chargés d’opérations et des responsables d’opérations.
Doté(e) de bonnes capacités rédactionnelles, vous participez à la gestion des correspondances et êtes amené(e) à dresser des procès-verbaux de réunion.
Sur le plan financier, vous intervenez en appui efficace auprès des chargés d’opérations pour le traitement des demandes d’acompte périodique et des ordres de paiement.

Missions :
Gestion des correspondances :
- Rédige, réceptionne, classe et archive les courriers, OS, Décompte, rapports d’étude, …
- Met à jour le tableau de bord des opérations.

Veille AAPC :
- Assure une veille active sur les plateformes d’achats publics (AWS…).

Préparation des offres :
- En lien avec le chargé d’opération, établi les dossiers de réponse aux appels d’offres pour lesquels la société est candidate.

Gestion administrative et financière des marchés :
- Notifie les marchés.
- Transmet les modèles préremplis (décompte, ASST…) aux prestataires et entreprises de travaux.
- Réclame biannuellement les attestations d’assurances responsabilité civile et professionnelle, décennale le cas échéant, et les pièces fiscales et sociales à jour des entreprises.
- Engage les prestations (OS, BC) de façon dématérialisé (ADDULACT).
- Veille au respect des délais contractuels, effectue les relances en interne et en externe (échéances, informations à compléter…).
- Assure une veille et une alerte sur le courrier sensible.
- Participe à l’instruction des réclamations et la rédaction des avenants.
- En lien avec le chargé d’opération, vérifie les décomptes mensuels et prépare les ordres de paiement (APS Traitement des factures).
- Tient à jour les tableaux de suivi administratif, contractuel et financier des marchés.

Gestion administrative et financière des opérations :
- Rédige les CR trimestriels.
- Prépare les dossiers de demande d’aide et demande d’acompte de subventions (FEADER, FEDER) et en assure le suivi.
- Organise et traite le classement et l’archivage.

Gestion administrative et financière des services de la DIA :
- Rédige les PV de réunion de service.
- Effectue les demandes de facturation (APS Suivi Facturation).
- Assure le suivi de la rémunération des services.
- Alerte sur dérive du prévisionnel de facturation.

SMI (Système de Management Intégré – Qualité Sécurité Environnement) :
- Appliquer les dispositions du processus et des documents associés et être force de proposition pour améliorer le processus.
- Assurer la gestion documentaire conformément aux procédures SMI.
- Participer aux revues de processus.
- Remonter les informations au pilote de processus.
- Signaler tous dangers ou risques à sa hiérarchie.

Qualités : rigueur, sens de l’organisation, bonne rédaction.

Profil :
- Niveau Bac +2 dans le domaine du secrétariat opérationnel, du droit public ou de la gestion des collectivités locales.
- Expérience 3 ans minimum dans une fonction similaire.

Compétences :
- Connaissance dans les procédures de commande publique et maîtrise parfaite de l’ensemble des outils bureautiques indispensable.
- Notion en comptabilité appréciée.