Assistant administratif h/f - CDI

CREALISE est un organisme de formation représentant un réseau d’écoles prestigieux dans la zone Océan Indien et a lancé en 2018 la première école supérieure spécialisée dans le Digital à La Réunion : Digital College. Ainsi, la personne recrutée participera à cette dynamique d’actions et d’organisation du service en lien avec la Responsable des Relations Étudiants Entreprises, les personnels des autres services et la direction de l’entreprise.

Mission(s), profil du poste :
• Gestion administrative et comptable du service de formation continue et d’apprentissage
• Seconder le/la Responsable du service de formation continue et d’apprentissage.

1. Secrétariat :
• Accueillir, informer et orienter les étudiants et les intervenants.
• Répondre aux demandes d’informations par téléphone, par courrier, par mail.
• Mettre en forme les courriers, notes et supports écrits (rédaction des courriers courants, comptesrendus de réunions...).
• Filtrer les appels téléphoniques et prendre les rendez-vous.
• Répondre aux demandes de formation, établir des devis pour la FC
• Faire l’état des lieux des données saisies dans notre APP Crealise.

2. Gestion administrative. :
• Gérer la répartition des accords de prise en charge
• Effectuer la saisie et la facturation clients
• Accompagner à la mise place la comptabilité analytique des actions de formation
• Préparer le Bilan Pédagogique et financier
• Procéder à la relance des impayés
• Réaliser différentes tâches dans le suivi FC et le suivi des événements pédagogiques.
• En appui au pôle pédagogique, gestion des étudiants : Saisie des devis, tenue des plannings…
• Participation à la réalisation des bilans d’activité.
• Mettre à jour les tableaux statistiques et les bilans annuels
• Exécuter des tâches administratives diverses en appui aux demandes de subvention
• Participer à la certification de l’organisme et autres activités transverses

3. Alternance :
• Informer et renseigner les différents acteurs sur les procédures à suivre pour les formations en alternance.
• Maîtriser la réglementation concernant les contrats de professionnalisation et les contrats d’apprentissage
• Contrôler la légalité des contrats de professionnalisation et contrats d’apprentissage.
• Assurer le suivi des contrats d’apprentissage et des contrats de professionnalisation.
• Vérifier l’assiduité des étudiants et envoyer les états de présence aux organismes concernés.
• Assurer le suivi des tableaux de bord.
• Répondre aux enquêtes ministérielles.
• Répondre aux enquêtes de la DIRECCTE.
• Répondre aux enquêtes diligentées par le CFA.
• Répondre aux enquêtes Rectorat et Région.
• Assurer le suivi de formations dans le cadre de plan régionaux de qualification, déclencher les facturations, suivre les recettes.

Savoir Faire
• Expérience de suivi budgétaire et comptable
• La connaissance du monde de l’Apprentissage et de l’Alternance serait appréciable.
• Capacité de synthèse et d’analyse
• Compétences rédactionnelles
• Maîtrise des outils bureautiques en particulier très bonne maîtrise d’Excel
• Lire et interpréter les documents comptables et financiers

Savoir Être
• Sens de l’organisation et rigueur
• Travail en équipe
• Adaptabilité et autonomie
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs de nature et qualité diverses

De formation BAC +3/5, vous avez une expérience professionnelle dans l’univers de la formation et idéalement à un poste similaire d’un CFA.