Assistant chargé du suivi des instances et des affaires générales h/f - Centre Hospitalier Gabrie

Le Centre Hospitalier Gabriel Martin recrute au sein de sa direction générale un(e) assistant(e ) chargé(e) de la coordination du secrétariat des instances et des commissions de manière générale notamment le Conseil de Surveillance, le Directoire, la CME, le CODIR, le CSIRMT et le CTE.

Vos missions :
• Il / elle est chargé(e) sous l’autorité du responsable hiérarchique en tant que coordinateur du secrétariat des instances de l’Établissement de :
-  Organiser la logistique des instances (planning, réservation, feuilles de présence, fond de dossier)
-  Préparer les dossiers de réunions en collectant auprès des directions concernées tous les éléments préparatoires du dossier de l’instance considérée
-  Prévoir et vérifier l’ordre du jour, les faire valider par la présidence et sa hiérarchie
-  S’assurer du respect du règlement intérieur et des délais ainsi que de la tenue du Procès-Verbal
-  Proposer un planning annuel des réunions de l’instance concernée et le coordonner en fonction des impératifs calendaires et des autres réunions statutaires prévues au calendrier général
-  Organiser et participer aux réunions stratégiques
-  Réaliser et formaliser les dossiers généraux liés à l’actualité de l’établissement
-  Suivi de dossiers spécifiques de la direction
-  Organiser une veille et alerte sur les sujets liés aux missions.

• Il / elle aura également à traiter des décisions délibératives prises au sein de ces instances.

• Il / elle est chargé(e) de l’ensemble du suivi administratif des affaires en cours en étroite collaboration avec le secrétaire général, des courriers arrivants et sortants, (suivi des échéances, tableau de suivi, archivage gestion documentaire). Il/Elle participe également au suivi des contentieux administratif (tableau de suivi). Il / elle est amené(e) à intervenir sur tous les dossiers d’actualité qu’aura à gérer la direction générale ou le secrétariat général (frappe de document, mise en forme, préparation de dossier).

• Il / elle est chargé(e) d’effectuer la préparation de dossiers courants (assistanat classique : rédaction, mise en forme, classement informatique et physique) et de réaliser différentes tâches administratives ponctuelles afférentes à la fonction.

Votre profil :
Vous êtes disponible immédiatement et êtes titulaire d’un diplôme bac+2/+3 assistant manager ou droit. Une expérience en tant qu’assistant(e) juridique et la connaissance de la fonction publique hospitalière seraient un plus.

Ce poste demande de la disponibilité, de la rigueur, des capacités d’organisation et un bon relationnel.

La fiche de poste est accessible sur la page d’accueil du site internet du CHGM : www.chgm.re rubrique Offres d’emploi