Assistant de direction h/f - CDI

CONTEXTE JB 4 est une association d’éducation populaire ayant comme mission de développer l’autonomie des habitants par la sensibilisation à l’esprit d’entreprendre.
Quatre valeurs constituent notre projet associatif (la responsabilité, la collaboration, la solidarité et l’épanouissement personnel) chapeautées par un principe qui traverse chacune de nos actions : le pouvoir d’agir.
Nous travaillons en milieu scolaire et en périscolaire en créant des juniors busin’ESS avec les CM1/CM2, ainsi qu’avec des jeunes de 16-25 ans au sein de divers projets d’éduc pop (webradio, porteurs de parole, etc). Depuis 2017, nous œuvrons en participation citoyenne, au sein des quartiers prioritaires de la politique de la ville, en « faisant avec » les habitants.

Parmi une équipe de 10 salariées, les missions suivantes seront exercées au siège de Sainte-Clotilde, sous la responsabilité du directeur de l’association et celle du conseil d’administration. L’assistant(e) de direction a pour mission :

* Assure les activités de gestion des ressources humaines :
- Supervise les plannings du personnel : suivi des congés payés, temps de travail et récupérations, frais kilométriques et professionnels, en liaison étroite avec les salariés.
- Organise les entretiens et visites règlementaires des salariés.
- Assure l’organisation et le suivi des élections de représentant du personnel, tenue des registres, rédaction des comptes rendus de réunions.
- Formation : réalise le montage des plans de formation du personnel, suivi de leur application, relation avec l’OPCA, recherche de financements spécifiques.
- Rédaction et gestion des contrats de travail et avenants.
- Vérification mensuelle de la paie et saisie des éléments dans les tableaux de bord, assure le relationnel avec l’expert-comptable.

* Assure les activités assistant(e) de direction :
- Assure la direction du secrétariat : mise en forme des courriers, traitement du courrier arrivé et départ, achat et gestion des fournitures administratives et informatiques.
- Supervise le classement et tenue de l’ensemble de la documentation de travail,
Assure la diffusion des informations en interne et en externe.
- Effectue une veille règlementaire et juridique.
- Anticipe et effectue les déclarations obligatoires de la structure.
- Règle les modalités d’organisation des réunions institutionnelles (AG, CA,…) et supervise la préparation matérielle.
- Participe à l’élaboration des ordres du jour.
- Est responsable de la gestion et de l’entretien courant des locaux de l’association.

* Assure les activités comptabilité :
- Procède à la mise à jour du tableau de trésorerie : veille et anticipe les règlements connus à date butoir.
- Effectue des rapprochements bancaires, gestion des opérations courantes + le suivi auprès des fournisseurs, prestataires.
- Réalise les tableaux de bord financiers nécessaires au CA.
- Répertorie les factures et pièces comptables.
- Virements : fournisseurs/prestataires ; Salaires, indemnités et/ou frais km.
- Suivi des demandes de financements, des conventions, des versements, des dépenses/Suivi des fonds dédiés.
- Assure le lien avec l’expert-comptable et le commissaire aux comptes.

* Participe a l’évolution de la structure :
- Participe aux réunions d’équipe et d’activités auxquelles il est convié.
- Contribue, par ses remarques et suggestions, au fonctionnement de la structure et à son développement.
- Aide à la préparation des dossiers de subvention et au suivi de ces derniers auprès des administrations et collectivités concernées.
- Travaille en coopération étroite avec les différents chargés de missions et prestataire de services.