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Assistant de direction h/f - CDI

Publié le 29 août 2023
Assistant de direction h/f - CDI

LM Distribution

  • Agroalimentaire
  • Gestion
  • Distribution
  • La Réunion
  • Secrétariat
  • Bac +2
  • Bac +3
  • 5 à 10 ans
  • CDI
  • LM Distribution


La société LM distribution recherche son futur assistant de direction h/f. Directement rattaché(e) au président directeur général, vous interviendrez dans un environnement multisites et multi activités.

Activités principales :

  • Organisation de l’agenda du dirigeant et accueil.
  • Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés).
  • Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
  • Accueillir physiquement les rendez-vous.
  • Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques).
  • Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions).
  • Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
  • Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant
  • Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
  • Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
  • Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
  • Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
  • Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
  • Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting).
  • Gérer les notes de frais.
  • Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
  • Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL).
  • Piloter les projets transverses confiés par le directeur et les projets ; participe au CODIR.
  • Communication.
  • Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus).
  • Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

Activités éventuelles :

  • Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.
  • Réaliser un suivi administratif du personnel.
  • Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
  • Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients).
  • Suivre les procédures d’appels d’offres.

Profil :

  • Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word).
  • Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise).
  • Connaissances en gestion administrative.
  • Connaissance des normes rédactionnelles.
  • Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie).
  • Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation.
  • Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire.
  • Maîtrise de l’organisation d’événements.
  • Connaissances en droit du travail et législation sociale.
  • Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
  • Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord.
  • Connaissance d’un ERP (type SAP).
  • Bon niveau d’anglais.
  • Esprit de synthèse et d’analyse.
  • Aisance relationnelle et rédactionnelle.
  • Résistance au stress.
  • Issu(e) d’une formation assistant manager/gestion des entreprises et des administrations (BAC +2/3), vous justifiez d’une expérience confirmée d’au moins 5 ans sur un poste similaire idéalement dans un univers commercial.
  • Vous êtes reconnu(e) pour votre dynamisme et votre discrétion, votre esprit de synthèse, votre sens du service, votre réactivité et votre esprit d’initiative.
  • Vous faites preuve de polyvalence, d’autonomie et de grandes capacités d’adaptation.
  • Rigoureux(se) et organisé(e), vous savez gérer les priorités, respecter les délais impartis et avez une bonne capacité à anticiper et à travailler en mode projet.
  • Vous êtes de nature enthousiaste et dynamique et êtes reconnu(e) pour votre écoute, votre pragmatisme et votre adaptabilité.
  • Vous avez un excellent relationnel et un bon esprit d’équipe, ce qui vous permet de vous connecter aux différents interlocuteurs, managers et salariés et de traiter les situations avec agilité et rondeur.

Type d’emploi : temps plein, CDI.

Salaire : 28 000,00€ à 32 000,00€ par an.

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