Assistant de direction Université de la Réunion h/f

Missions :
Sous l’autorité du Directeur des ressources humaines, l’assistant de direction est chargé(e) d’assurer la gestion administrative du secrétariat. Il/elle intervient dans la collecte, le traitement et le contrôle des informations dans le domaine spécifique de la gestion des ressources humaines.

Activités principales :
- Assurer la gestion du planning DRH, et des réunions liées à la Gestion des ressources humaines.
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure.
- Gestion des personnels hébergés.
- Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, procès-verbaux), les reproduire et les diffuser.
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier dans les services du pôle.
- Suivre des dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes.
- Traiter et diffuser des informations internes et externes.
- Organiser la logistique des réunions et entretiens.
- Maitriser et gérer la prise de notes pour rédaction du procès-verbal au comité technique d’établissement.
- Organiser et participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes.
- Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure.
- Classer et archiver les documents et informations.
- Gérer, maitriser l’espace pour la communication des données RH.
- Maitriser les outils et les méthodes de la gestion du projet (Open Project, Prologiciel, gestion de planning et des activités et calendriers de gestion...).
- Gérer des courriels de la boîte DRH.

Conditions particulières d’exercice :
- Pôle stratégique au cœur de la politique d’établissement.
- Respect des calendriers.
- Sens de la confidentialité et devoir de réserve.
- Grande disponibilité.

Encadrement : Non.
Conduite de projet : Non.

Compétences :
Connaissance, savoir :
- Notions de base des techniques de communication.
- Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Notions de base des ressources humaines.
- Connaissance de la fonction publique, de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche.
- Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement.

Savoir-faire :
- Avoir une bonne expression écrite et orale.
- Utiliser les modes de communication écrits et oraux (électronique, téléphones,…).
- Maîtriser les logiciels de bureautique courant (traitement de texte, tableur, …).
- Trier, hiérarchiser et classer les informations.
- Analyser et gérer les demandes d’information.
- Appliquer la règlementation applicable aux ressources humaines et respecter les procédures.

Savoir être :
- Travailler en équipe.
- Prendre et rédiger des notes.
- Enregistrer les messages et rendre compte.
- Gérer la confidentialité des informations et des données.

Fin de réception des candidatures : le 07/03/2022.