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Assistant administratif h/f - Université de la Réunion

Publié le 25 février 2021
Assistant administratif h/f - Université de la Réunion

Université de La Réunion

  • Administration
  • Formation
  • Gestion
  • Université de la Réunion
  • Secrétariat
  • La Réunion
  • Bac +3
  • CDD
  • 2 à 5 ans



Sous la responsabilité du responsable administratif de l’UFR Santé et du gestionnaire du PASS et des LAS, l’agent exécute un ensemble de tâches qui concourent à la mise en oeuvre et au suivi des activités en appui à la formation et à la gestion administrative de l’ensemble des étudiants inscrits en PASS et LAS dans le cadre de la réforme des études de santé.
- Accueillir, renseigner et orienter les étudiants, les enseignants et les usagers,
- Sélectionner et traiter les messages arrivés sur la boite email partagée,
- Participer à la campagne de candidature et d’inscription administrative et pédagogique du PASS et des LAS,
- Elaborer et organiser les activités pédagogiques des étudiants inscrits en PASS en collaboration avec les responsables pédagogiques :
o Planning d’Activités Pédagogiques (PAP) et calendrier pédagogique,
o Conception et gestion des emplois du temps sur le site du Moufia dont réservation
des salles et saisie des EDT sur ADE
o Gestion des demandes de VAE et études en France
- Préparer et diffuser les informations pour les étudiants via la plateforme esanté et diffusion et affichage des informations pédagogiques et règlementaires (notes, listes, convocations, émargement, brèves,…)
- Suivre les états de présence des étudiants et préparer les attestations d’assiduité
(CROUS, conseil départemental,…)
- Participer à l’organisation logistique et administrative des examens des parcours PASS et LAS (convocation/préparation des épreuves, procès-verbaux, affichage, surveillance et correction des copies d’examen via le lecteur optique)
- Participer aux réunions de groupe de travail pour l’organisation de PASS et LAS
Taches administratives diverses :
- Suivre et mettre à jour la base de données des charges pédagogiques des enseignants titulaires et vacataires en collaboration avec la gestionnaire des ressources humaines de l’UFR (service prévisionnel et service fait)
- Créer et mettre à jour les états de frais de déplacement des enseignants pour
transmission au gestionnaire financier (tenue du tableau de bord)
- Gérer le planning du tutorat et faire la saisie dans ADE
- Participer aux évènements et manifestations de communication (JPO,…) et à la création et la mise à jour des supports de communication (flyers, présentation powerpoint).
Conditions particulières d’exercice :
Ces missions nécessitent une grande polyvalence et une grande disponibilité.
L’activité peut entrainer des contraintes horaires à certaines périodes.
Connaissance, savoir :
- Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’UFR et de l’Université,
- Connaître la réglementation des examens et concours.
- Maîtriser l’expression orale, écrite et les techniques d’accueil,
- Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (Word, excel, powerpoint) et du courrier électronique,
- Maitriser des outils professionnels (APOGEE, E-Candidat, Etudes en France et ADE).
Savoir-faire :
- Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations,
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe,
- Savoir rendre compte,
- Savoir prendre des initiatives,
- Participer à la mise en oeuvre des procédures et des règles,
- Savoir planifier un EDT afin de répondre aux sollicitations de l’équipe pédagogique,
- Mettre en oeuvre une démarche qualité.
Savoir être :
- Etre organisé, rigoureux et avoir le sens des responsabilités,
- Communiquer et faire preuve de pédagogie,
- Travailler en équipe : sens des relations humaines,
- Respect de la hiérarchie : rigueur et discrétion,
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.

Coordonnées

Les personnels contractuels de catégorie C intéressés devront adresser leur candidature par courriel à [email protected], [email protected] et copie à [email protected] au plus tard le 03/03/2021 à 12h00.

Merci de joindre à votre envoi un curriculum vitae et une lettre de motivation et de préciser le numéro de l’offre de "Réunionnais du Monde".

Ci-joint le lien pour consulter la fiche de poste :
https://www.univ-reunion.fr/luniversite/ressources-humaines/recrutements-biatss

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