Assistant(e) administrative et comptable

CREALISE est un organisme de formation représentant un réseau d’écoles prestigieux dans la zone Océan Indien et a lancé en 2018 la première école supérieure spécialisée dans le Digital à La Réunion : Digital College. Ainsi, la personne recrutée participera à cette dynamique d’actions et d’organisation du service en lien avec la responsable des relations Étudiants Entreprises, les personnels des autres services et la direction de l’entreprise.
Mission(s), profil du poste :
• Gestion administrative du secrétariat du service de formation continue et d’apprentissage
• Seconder le Responsable du service de formation continue et d’apprentissage.

Secrétariat :
• Accueillir, informer et orienter les étudiants et les intervenants.
• Répondre aux demandes d’informations par téléphone, par courrier, par mail.
• Mettre en forme les courriers, notes et supports écrits (rédaction des courriers courants, comptes-rendus de réunions...).
• Filtrer les appels téléphoniques et prendre les rendez-vous.
• Répondre aux demandes de formation, établir des devis.

Comptabilité :
• Effectuer la saisie et la facturation clients
• Effectuer la saisie des journaux : banque, ventes, achats, opérations diverses, à nouveaux.
• Pointer les comptes clients et fournisseurs.
• Effectuer le rapprochement bancaire
• Assurer la relation avec le cabinet comptable

Gestion administrative et financière :
• Procéder à la relance des impayés
• Vérifier les factures fournisseurs et les règlements
• Réaliser différentes tâches dans le suivi commercial et le suivi des événements du département communication
• En appui au pôle administratif, gestion des clients : Saisie des devis, tenue des plannings.
• Rendre compte en terme monétaire ou financier de l’activité par l’établissement de tableaux de bord
• Participation à la réalisation des bilans d’activité.
• Mettre à jour les tableaux statistiques et les bilans annuels
• Exécuter des tâches administratives diverses en appui aux demandes de subvention

Alternance :
• Informer et renseigner les différents acteurs sur les procédures à suivre pour les formations en alternance.
• Maîtriser la réglementation concernant les contrats de professionnalisation et les contrats d’apprentissage
• Contrôler la légalité des contrats de professionnalisation et contrats d’apprentissage.
• Assurer le suivi des contrats d’apprentissage et des contrats de professionnalisation.
• Vérifier l’assiduité des étudiants et envoyer les états de présence aux organismes concernés.
• Assurer le suivi des tableaux de bord.
• Répondre aux enquêtes ministérielles.
• Répondre aux enquêtes de la DIRECCTE.
• Répondre aux enquêtes diligentées par le CFA.
• Répondre aux enquêtes Rectorat et Région.
• Assurer le suivi de formations dans le cadre de plan régionaux de qualification, déclencher les facturations, suivre les recettes.
CONNAISSANCES SAVOIRS-FAIRE :
• Bonne connaissance en comptabilité
• La connaissance du monde de l’Apprentissage et de l’Alternance serait évidemment appréciable.
• Très bonnes connaissances demandées en Word et Excel.
• Capacité rapide d’adaptation.
• Organisation et rigueur d’exécution des tâches confiées dans les temps impartis
• Organisé, dynamique, sens des responsabilités, prises d’initiatives.
• Bon relationnel. Grande disponibilité.
• Etre force de proposition.