Assistant de direction h/f

Alter Ego recherche, pour son client, un.e assistant.e de direction.

Nature du poste
Le poste d’assistant(e) de direction a vocation à assister la direction générale dans ses missions quotidiennes et à assurer son secrétariat.

Rôle principal
Assister la direction générale
Assurer la gestion administrative interne
Gérer la communication interne et externe

L’assistant(e) de direction exerce son activité sous l’autorité hiérarchique du directeur (ou directrice) général(e).
L’assistant(e) de direction assure l’interface entre le directeur (la directrice) et ses interlocuteurs externes et internes et travaille en collaboration avec les différents services (ressources humaines, financier, pédagogique...).

Mission 1 : Assister la direction générale
Accueillir le public au siège de l’association
Filtrer les appels téléphoniques de la direction
Organiser le planning de la direction générale
Organiser les déplacements professionnels de la direction générale
Préparer et organiser les réunions
Saisir des documents numériques
Suivre les comptes-rendus des réunions de concertation des équipes et assurer le reporting
auprès de la direction générale
Rédiger des notes de synthèse pour la direction générale
Assister la direction générale dans l’organisation des événementiels organisés autour de
l’association
Constituer et/ou rédiger des dossiers spécifiques pour la direction générale

Mission 2 : Assurer la gestion administrative interne
Tenir et classer la documentation des instances officielles des activités de l’Association et organismes
liés (conseils et assemblées, registres légaux...)
Réceptionner et trier la correspondance de la direction
Préparer et rédiger les courriers émanant de la direction
Rédiger les comptes-rendus de réunion et procès-verbaux
Assurer la gestion administrative des demandes de formation (demandes de devis, demandes de
prise en charge, ...)
Actualiser les bases de données de la direction (annuaire, organigramme, suivi, etc.)
Enregistrer les demandes d’absence validées par la direction
Suivre les états de présence du personnel
Créer des outils de suivi pour la direction

Mission 3 : Gérer la communication interne et externe
Rédiger les notes de services et notes d’information à l’attention du personnel
Rédiger les éléments de langage, articles et communiqués de presse et autres contenus
rédactionnels pour la communication de l’association
Traiter les informations (collecter, classer et mettre à jour)
Préparer et organiser les réunions (convocations, états de présence, comptes-rendus...)
Rédiger des mails et courriers internes et externes pour la direction
Participer au suivi de la campagne de taxe d’apprentissage (saisies, classement et rédaction des
courriers de remerciements)
Entretenir les interfaces de communication externe sous la supervision de la direction
Assurer l’interface entre la direction et le personnel de l’association
Collecter, trier et transmettre les messages à la direction
Participer à la gestion administrative du personnel, notamment à l’embauche (collecte de pièces,
déclaration, constitution du dossier, etc.)

Mission 4 : Activités transversales
Travailler en concertation étroite avec les autres salariés,
Formaliser des synthèses et statistiques sur l’activité au niveau régional, et rendre compte à la
direction et en réunion d’équipe
Participer ponctuellement à l’encadrement de projets collectifs
Veiller au respect du règlement et des procédures (obligations publicitaires, ...)
Partager les bonnes pratiques (plateforme de gestion des connaissances, ...)

Profil recherché :
Niveau de qualification requis : BAC +2/3 en administration, en gestion des entreprises ou en
secrétariat
Expérience(s) confirmée(s) de 5 à 10 ans dans le domaine du secrétariat
Permis B + véhicule indispensable – déplacements ponctuels à prévoir

Compétences métiers :
Qualités relationnelles
Esprit d’équipe
Capacité à collaborer avec une équipe pluridisciplinaire
Aisance dans l’expression écrite et orale
Réactivité, polyvalence, rigueur
Capacité d’organisation
Force de proposition et capacité d’adaptation
Aisance avec l’outil informatique
Discrétion, sens de la confidentialité

Coordonnées

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