Assistant de direction h/f - Université de la Réunion

Au sein de l’équipe de direction, l’assistant(e) de direction h/f est placé(e) sous l’autorité de la responsable administrative. Il/elle est chargé(e) d’apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d’information et de suivi de dossiers. Assistance de direction et secrétariat gestion des agendas de l’équipe de direction de l’UFR LSH (directrice, directrice adjointe formation, directeur adjoint recherche, responsable administrative) : préparation et organisation des rendez-vous et réunions.

Missions :

• Appui à la direction de l’UFR LSH dans les grands dossiers (CPOM, dialogue de gestion, HCERES, campagne emplois…), centralisation des informations, harmonisation et mise en page des documents.
• Proposition de planification des différentes activités de l’UFR (réunions, conseils de fac, évènements...) en fonction du calendrier et des instances de l’UR.
• Accueil physique et téléphonique.
• Apporter des éléments de réponse aux différentes sollicitations et en assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions.
• Gestion des flux de documents et informations entrants et sortants en sachant hiérarchiser : filtrer, enregistrer, rediriger, diffuser...
• Classer et archiver de manière adéquate (électroniquement ou papier).
• Rédaction de notes et courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers.
• Rédaction et suivi de compte rendu des réunions et PV des conseils de fac.
• Remise en forme des documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation, PPT…).
• Mise à jour des tableaux de bord de pilotage.
• Rédaction et mise à jour des procédures nécessaires à la continuité des services.
• Organisation et mise à jour des dossiers : recherche d’informations via la lecture de documents et/ou base de données, restitution.
• Gestion des réservations des salles et amphis à destination des services centraux et partenaires extérieur(e)s en lien avec la DLR.
• Gestion des personnels administratifs Suivi de la gestion des personnels BIATSS en lien avec la DRH-BIATSS.
• Gestion des tuteurs, tutrices et des services civiques étudiant.e.s en lien avec les services centraux (DRH, DRH-BIATSS).
• Communication appui aux activités de communication et aux différentes manifestations pédagogiques (salon, JPO, remise des diplômes…).
• Co-gestion du site web de l’UFR LSH.

Connaissances, savoirs :

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche.
• Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction.
• Maîtrise de l’environnement bureautique.
• Maitrise des applications utilisées par l’établissement (GED, typo 3, Ade…).
• Techniques de communication.

Savoir-faire :

• Maîtrise de la production et de la compréhension orale et écrite.
• Travailler en équipe, structurer son travail.
• Capacité à évaluer l’urgence d’une demande.
• Savoir résoudre des problèmes.
• Savoir rendre compte.
• Savoir planifier et respecter des délais.
• Enregistrer et classer les documents.
• Rédiger des notes, des synthèses et des comptes rendus.
• Rédiger et mettre à jour la documentation et les procédures.
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité administrative (outils bureautiques…).

Savoir-être :

• Réactivité.
• Capacités d’analyse et esprit de synthèse.
• Sens de l’organisation, rigueur et fiabilité.
• Esprit d’initiative et autonomie dans l’exercice de ses attributions.
• Discrétion, discernement, respect de la confidentialité et devoir de réserve.
• Capacités de communication avec le public et notamment capacité d’écoute active.
• Capacité à avoir la maitrise de soi en toutes circonstances.
• Polyvalence et adaptabilité.

Fiche de poste 2023 :

• Reme, Referens, Bibliofil.
• Emploi-type : technicien(ne) en gestion administrative (REFERENS J4C42).
• Famille : gestion et pilotage.
• Catégorie : ANT B affectation.
• Administrative : UFR LSH.
• Géographique : campus du Moufia.
• Salaire brut mensuel 2118 €.

Conditions particulières d’exercice :

• Disponibilité demandée lors des pics d’activité ou face à des urgences.
• Une complémentarité et une forte solidarité avec les collègues est attendue afin d’assurer la continuité de service.