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Assistant-e de direction (h/f)

Publié le 11 décembre 2015 974
Assistant-e de direction (h/f)

EKONOV

  • CDD
  • 2 à 5 ans
  • Employé
  • Bac +2
  • Secrétariat
  • Association
  • 974
  • Gestion


EKONOV est une SAS proposant des prestations dans le champ du développement durable à des structures associatives : étude, formation, conseils. Pour assister le responsable d’exploitation dans ses missions, EKONOV, recherche son assistant(e) de direction.

Missions

Rattaché(e) au responsable d’exploitation et au Directeur, vos principales missions sont :

  • La gestion complexe de l’agenda en anticipant les besoins
  • La planification et l’organisation des réunions
  • La préparation des réunions :
  • Envoi ordre du jour, préparation des dossiers, élaboration de présentations Powerpoint et Excel si besoin et des comptes-rendus
  • Effectuer les tâches administratives et de secrétariat sous la responsabilité du responsable d’exploitation.
    • žLa gestion des demandes de notes de frais, des congés payés et absences
    • žConstituer, mettre à jour, archiver les dossiers et effectuer des travaux de classement divers.
    • žLa gestion des appels téléphoniques et des courriers

Appui aux activités d’Ekonov

  • Participer à la mise à jour régulière du tableau de bord et à la gestion des informations pour sélectionner les actions prioritaires
  • Participer au suivi des actions :
    • žIdentifier et rapporter les points forts et points faibles des structures accompagnées
    • žL’assistanat du responsable d’exploitation en son absence

Appui aux relations avec les partenaires institutionnels

  • La gestion de la relation avec les interlocuteurs
  • Faire l’intermédiaire entre eux et les différents services ou collaborateurs au sein de l’entreprise.
    • žCommuniquer de visu, par téléphone ou par mails les renseignements à diffuser auprès des personnes concernées et remonter les informations utiles

Profil recherché
Votre aisance relationnelle vous permet d’établir une relation de proximité avec vos interlocuteurs et de leur fournir des réponses rapides et exactes, grâce à votre rigueur et votre organisation.
Vous savez faire preuve d’adaptation et de discernement afin de gérer les urgences et les priorités.
Votre curiosité et votre motivation vous aident à être pro-actif et autonome afin de travailler par anticipation.
Expérience : Un an minimum sur un poste similaire et posséder un bac +2 dans ce même domaine.
Bonne maîtrise de l’outil Excel et Word.

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