Assistant en gestion du personnel h/f

Sous l’autorité de la responsable administrative, le responsable du pôle gestion du personnel h/f coordonne et réalise les activités de la gestion du personnel de l’UFR Santé (titulaires, contractuels, BIATSS, vacataires…).

Missions :

• Instruire les dossiers spécialisés (HU, Chefs de clinique…) pour préparer les décisions courantes de gestion de personnel, en lien avec la RAF.
• Mettre en œuvre des dispositifs et réaliser des procédures concernant des opérations de gestion du personnel en lien avec la RAF, la DRH de l’Université, le CHU et le ministère.
• Gérer les dossiers et actes administratifs des personnels enseignants (universitaires et hospitalo-universitaires) en utilisant les systèmes dédiés.
• Gérer les dossiers administratifs des personnels BIATSS titulaires.
• Assurer le recrutement et le suivi des vacataires pour les examens.
• Informer et conseiller les agents sur leur situation professionnelle.
• Gérer les dossiers administratifs des personnels enseignants (CEV, enseignants contractuels, ATER).
• Gérer les actes administratifs des personnels enseignants (attestations, recrutements…).
• Produire des tableaux de bord et en assurer le suivi.
• Alimenter et actualiser les bases de données.
• Animer et coordonner l’activité des personnels sous son autorité, le cas échéant.
• Participer au déploiement des outils de gestion SIHAM et OSE et former les utilisateurs.
• Faire appliquer les nouvelles dispositions réglementaires (notamment pour les personnels HU).
• Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers.
• Participer aux opérations de recrutements (sélections, commissions, entretiens...).
• Assurer le suivi budgétaire de la masse salariale en lien avec le ou la gestionnaire financier- ière.
• Diffuser l’information relative aux procédures de gestion aux personnels concernés.
• S’informer sur les évolutions réglementaires, techniques et organisationnelles.
• Rédiger des notes et des courriers administratifs dans son champ de compétence.
• Définir en lien avec la RAF, le calendrier RH (tous personnels confondus) et contrôler les échéances.

Connaissance, savoir :

• Diplôme BAC +2 et plus dans le domaine des ressources humaines exigé.
• Connaissance générale des établissements publics à caractère scientifique, professionnel et culturel.
• Connaissance approfondie de la gestion des ressources humaines publiques.
• Droit public (notion de base).
• Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues.

Savoir-faire :

• Communiquer et faire preuve de pédagogie.
• Conduire un entretien.
• Planifier les activités.
• Savoir rendre compte.
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
• Appliquer les dispositions réglementaires.
• Utiliser les techniques de rédaction administratives.
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (OSE, SIHAM…).

Savoir-être :

• Rigueur/fiabilité.
• Sens de la confidentialité.
• Esprit d’équipe.
• Respect de la hiérarchie : rigueur et discrétion.
• Avoir le sens des responsabilités.
• Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie.

Fiche de poste :

• Fonctions : assistant(e) en gestion du personnel.
• Métier ou emploi type : REME, REFERENS, BIBLIOFIL - technicien/assistant des ressources humaines.

Fiche descriptive du poste :

• Catégorie : B.
• Corps : ITRF.
• Affectation administrative : UFR Santé.
• Affectation géographique : Tampon / Terre-Sainte (déplacements possibles sur les autres sites).

Conditions particulières d’exercice :

• L’agent est lié à un calendrier RH pré-défini et contraint qui peut avoir un impact sur sa disponibilité à certaines périodes. Ces missions nécessitent une grande polyvalence.
• Du fait des spécificités des personnels hospitalo-universitaires, l’agent doit travailler en collaboration avec un autre ministère de tutelle et assurer une veille informationnelle en lien avec la responsable administrative.
• L’agent réalise ses missions en transversalité avec plusieurs correspondants (autres responsables de Pôle, responsable administrative et financière, le CHU…).
• Encadrement : non - oui.
• Nb agents encadrés par catégorie : . A, 1B, C.
• Conduite de projet : non – oui.

Coordonnées

Candidatures à adresser au plus tard le 19/08/2024 à 12 heures à [email protected]

Des informations peuvent être obtenues auprès de Madame Hélène BITSINDOU à l’adresse courriel suivant : [email protected]