Assistant en gestion du personnel h/f

Activités principales :
Sous l’autorité de la responsable administrative, l’assistant en gestion du personnel h/f coordonne et réalise les activités de la gestion du personnel de l’UFR Santé :

• Instruire les dossiers spécialisés (HU, chefs de clinique) pour préparer les décisions courantes de gestion de personnel, en lien avec la RAF.

• Mettre en œuvre des dispositifs et réaliser des procédures concernant des opérations de gestion du personnel en lien avec la RAF, la DRH de l’université, le CHU et le ministère.

• Gérer les dossiers et actes administratifs des personnels enseignants (universitaires et hospitalo-universitaires) en utilisant les systèmes dédiés.

• Gérer les dossiers administratifs des personnels BIATSS titulaires.

• Informer et conseiller les agents sur leur situation professionnelle.

• Produire des tableaux de bord et en assurer le suivi.

• Alimenter et actualiser les bases de données.

• Animer et coordonner l’activité du personnel sous son autorité, le cas échéant.

• Participer au déploiement des outils de gestion Siham et Ose et former les utilisateurs.

• Faire appliquer les nouvelles dispositions réglementaires (notamment pour les personnels HU).

• Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers.

• Participer aux opérations de recrutements (sélections, commissions, entretiens).

• Assurer le suivi budgétaire de la masse salariale en lien avec le ou la gestionnaire financier-ière.

• Diffuser l’information relative aux procédures de gestion au personnel concerné.

• S’informer sur les évolutions réglementaires, techniques et organisationnelles.

• Rédiger des notes et des courriers administratifs dans son champ de compétence.

• Définir en lien avec la RAF, le calendrier RH (tout personnel confondu) et contrôler les échéances.

Conditions particulières d’exercice :

• L’agent est lié à un calendrier RH pré-défini et contraint qui peut avoir un impact sur la disponibilité de l’agent à certaines périodes.

• Du fait des spécificités du personnel hospitalo-universitaire, l’agent doit travailler en collaboration avec un autre ministère de tutelle et assurer une veille informationnelle en lien avec la responsable administrative.

Compétences :

• Connaissance, savoir :
  - Diplôme bac+3 et plus dans le domaine des ressources humaines exigé.
  - Connaissance générale des établissements publics à caractère scientifique, professionnel et culturel.
  - Connaissance approfondie de la gestion des ressources humaines publiques.
  - Droit public (notion de base).
  - Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues.

• Savoir-faire :
  - Communiquer et faire preuve de pédagogie.
  - Conduire un entretien.
  - Planifier les activités.
  - Savoir rendre compte.
  - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
  - Appliquer les dispositions réglementaires.
  - Utiliser les techniques de rédaction administratives.
  - Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.
  - Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (Ose, Galaxy, Siham).

• Savoir être :
  - Rigueur/fiabilité.
  - Sens de la confidentialité.
  - Esprit d’équipe.
  - Respect de la hiérarchie : rigueur et discrétion.
  - Avoir le sens des responsabilités.
  - Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie.

Encadrement : non - oui.
Nombre d’agents encadrés par catégorie : A, B, C.
Conduite de projet : non - oui.