Publicité

Assistant(e) technique et aide au pilotage de la DGS

Publié le 29 octobre 2018
974
Assistant(e) technique et aide au pilotage de la DGS

UNIVERSITE DE LA REUNION

  • Bac +1
  • CDD
  • 2 à 5 ans
  • Technicien, ouvrier qualifié
  • Secrétariat
  • 974
  • Droit
  • Gestion
  • Administration
  • Université de la Réunion


L’Université de la Réunion recrute.
Missions :

Assurer des fonctions polyvalentes d’assistance technique et logistique auprès de la Directrice Générale des Services de l’UR et réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

Activités principales :
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Gérer l’agenda de la DGS et contrôler les échéances
- Organiser et préparer les réunions de la DGS en collectant les données nécessaires auprès des différents services.
- Effectuer le suivi des dossiers et des décisions en attente auprès des directeurs et/ou responsables de services (alimentation et exploitation de tableaux de bord)
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité du service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
- Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
- Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
- Participer et réaliser le compte-rendu des réunions de l’équipe rapprochée de la DGS
- En binôme avec l’autre assistante administrative du service :
- Procéder au contrôle des parapheurs arrivés pour signature et/ou visa DGS, PDT, VP
- Enregistrer le courrier arrivé

Compétences :

Connaissance, savoir :
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d’élaboration de documents
- Culture internet
- Techniques de communication

Savoir-faire « compétences opérationnelles » :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
- Mettre en oeuvre une démarche qualité

Savoir être « compétences comportementales » :
- Sens de l’organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
- Sens de la discrétion

Localisation : UNIVERSITE DE LA REUNION - Direction Générale des Services

Catégorie fonction publique : B
Corps : SAENES / TECHNICIEN / ANT

Publicité