Assistant pédagogique Crealise h/f

CREALISE est un organisme de formation représentant un réseau d’écoles prestigieux dans la zone Océan Indien et a lancé en 2018 la première école supérieure spécialisée dans le Digital à La Réunion : Digital College. Ainsi, la personne recrutée participera à cette dynamique d’actions et d’organisation du service en lien avec la Responsable Pédagogique, les personnels des autres services et la direction de l’entreprise.

Mission(s), profil du poste :
- Gestion administrative du pôle pédagogique
- Assister la Responsable du Pôle Pédagogique

Secrétariat :
- Accueillir & renseigner les candidats, étudiants et intervenants
- Répondre aux demandes d’informations par mail, téléphone, et réseaux sociaux internes.
- Filtrer les appels téléphoniques, prendre les messages et les rendez-vous
- Organiser et communiquer les réunions inhérentes au pôle pédagogique
- Vérifier les stocks de fournitures de bureau et réaliser l’approvisionnement.
- Vérifier les stocks de fournitures nécessaires à la tenue des cours et réaliser l’approvisionnement.
- Obtenir les devis et réaliser les réservations pour les cours hors campus.

Assistanat pédagogique :
Assiduité :
- Vérifier l’assiduité des étudiants et enregistrer les états de présence dans l’app.
- Recueillir les justificatifs d’absences
- Gérer les autorisations de sorties
- Valider les absences (justifiées/injustifiées) dans l’app.
- Alerter la responsable sur des manquements d’assiduité récurrents.

Suivi pédagogique :
- Valider les notes établies par les intervenants après vérifications des présences.
- Contrôler les bulletins de notes et signaler les situations nécessitant un arbitrage.
- Saisir les plannings généraux et les communiquer aux interlocuteurs concernés.
- Saisir les plannings détaillés
- Etablir et assurer le suivi des contrats de sous-traitance des intervenants
- Communiquer les changements de planning aux entreprises et aux étudiants
- Vérifier les sorties et emprunts de matériels et signaler toute irrégularité.

Admissions :
- Valider et enregistrer les admissions
- Tenir et mettre à jour les tableaux de suivi (admissions, étudiants, intervenants, ateliers…)
- Vérifier les dossiers des candidats : réceptionner les pièces, relancer et mettre à jour les dossiers.
- Enregistrer les demandes des entreprises en recherche de profil, mettre à jour les fiches de poste et actualiser la base de donnée Jobthèque.
- Participer à la tenue des classes à distance (création des salles virtuelles, émargements, ouverture des cours…)

Suivi administratif :
- Vérifier et mettre à jour les bases de données
- Mettre en place et assurer le suivi administratif des solutions à distance
- Répondre aux demandes de documentation administrative des étudiants (certificat de scolarité, d’inscription et d’assiduité…) ou des intervenants (attestation d’intervention, plannings à jour…)
- Participer à la mise en conformité réglementaire du pôle pédagogique par l’établissement de documents, le recueil d’information, et la création de dossiers et tableaux de suivi.
- Faire réaliser les cartes étudiantes
- Etablir les listes d’émargement, les transmettre aux intervenants et vérifier les informations.
- Réaliser les surveillances d’examens et de rattrapages
- Participer à l’organisation et à la réalisation des événements pédagogiques
- Contrôler l’application du règlement intérieur, des consignes de sécurité et des règles de vie collective
- Réaliser différentes taches administratives incombant au suivi des étudiants et des candidats

Savoir Faire :
- Expérience dans l’assistanat
- La connaissance du monde de la formation pour adultes serait un plus
- Capacité de synthèse et d’analyse
- Compétences rédactionnelles
- Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, Google Drive)

Savoir Être :
- Sens de l’organisation et rigueur
- Capacité à hiérarchiser les taches
- Travail en équipe
- Adaptabilité aux nouveaux outils
- Capacité à communiquer

De formation BAC +2, vous justifiez d’une expérience significative dans l’assistanat et idéalement dans l’univers de la formation ou de l’éducation.

CDD 6 mois.