Chef du bureau Licence Master h/f

Activités principales :
Sous l’autorité du responsable de scolarité de l’UFR Santé, l’agent coordonne les activités du bureau licence (y compris L.PASS/L.LAS), master. Le chef du bureau LM h/f organise et encadre la gestion de scolarité et de la vie de l’étudiant pour les licences et masters de l’UFR Santé. L’agent réalise les actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans le domaine de la pédagogie et de la scolarité.

Missions :

• Encadrer et coordonner les activités administratives, pédagogiques et de scolarité du bureau concerné.
• Assurer les actes de gestion des ressources humaines des personnels affectés dans le bureau (planning, répartition des activités, entretiens professionnels).
• Accueillir, renseigner et orienter les étudiants, les enseignants et les usagers.
• Sélectionner, traiter et diffuser les messages arrivés sur la boite e-mail partagée.
• Organiser la campagne de candidature via Parcourssup, “Études en France” et E-candidat.
• Organiser la campagne d’inscription administrative et pédagogique : préparer et suivre les différentes commissions (triplement, VAPP, réorientation).
• Coordonner le paramétrage, la saisie et le suivi des structures des enseignements dans Apogée.
• Coordonner l’organisation des enseignements et des examens (planning, calendrier, réservation des salles, convocation, émargement, rappel des cours).
• Contrôler les échéances.
• Suivi des charges pédagogiques.
• Coordonner le comité de relecture des sujets des examens classants et assurer la confidentialité de la programmation de leur tirage.
• Organiser la surveillance des épreuves.
• Contribuer à l’établissement de nouvelles procédures de travail.
• Diffuser et mettre à jour les informations en interne et en externe notamment à destination des étudiants et des enseignants.
• En lien avec le pôle TICE, assurer la mise en œuvre du numérique pour les formations dispensées par le bureau concerné.
• Concevoir, alimenter les différents tableaux de bord et faire des extractions dans les différents systèmes d’information.
• Préparer les bilans pédagogiques relatives aux demandes ministérielles, internes.
• Assurer la veille juridique.
• Animer des réunions de travail/groupes de travail.
• Assurer le soutien logistique des formations et des manifestions en lien avec son bureau (concours, examens, séminaires, colloques).

Conditions particulières d’exercice :

• En lien avec de nombreux partenaires institutionnels réparties sur différents sites, ces missions nécessitent une grande polyvalence et une forte disponibilité.
• L’activité peut entrainer des contraintes horaires à certaines périodes (examens classants, jurys de diplôme, réunion de travail) et des déplacements à prévoir sur les différents sites.
• Mission d’encadrement de plusieurs agents situés sur plusieurs sites distants de son administration générale.
• Le nombre d’agents encadrés peut évoluer en fonction du développement de l’UFR Santé.
• L’agent réalise ses missions en transversalité avec les autres responsables de pôle et la responsable administrative.

Compétences :

• Connaissance, savoir :
  - Bonne connaissance de l’organisation et le fonctionnement de l’UFR et de l’université.
  - Bonne connaissance de la réglementation spécifique aux études médicales.
  - Maîtriser l’expression orale, écrite et les techniques d’accueil.
  - Maitrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint), messagerie électronique, outils de travail collaborative (GED, partage de documents).
  - Maitrise des outils professionnels (Apogée, ADE, Parcoursup, E-Candidat, “Étude en France” et E-Santé).

• Savoir-faire :
  - Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations.
  - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
  - Savoir rendre compte.
  - Savoir prendre des initiatives.
  - Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles.
  - Savoir déléguer et évaluer.
  - Savoir planifier son EDT afin de répondre aux sollicitations de l’équipe pédagogique.
  - Mettre en œuvre une démarche qualité.

• Savoir être :
  - Être organisé, rigoureux et avoir le sens des responsabilités.
  - Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie.
  - Savoir travailler en équipe avec des partenaires nombreux : sens des relations humaines.
  - Respect de la hiérarchie : rigueur et discrétion.
  - Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.

Encadrement : non - oui.
Nombre d’agents encadrés par catégorie : 0A, 2B, 3C.
Conduite de projet : non – oui.