Chef de bureau Parcours Accès Santé h/f

Sous l’autorité du responsable du pôle scolarité de l’UFR Santé, l’agent coordonne les activités du bureau Parcours Accès Santé. Le chef du bureau h/f – Parcours Accès Santé organise et encadre la gestion de scolarité des formations dont il a la charge. L’agent réalise les actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans le domaine de la pédagogie et de la scolarité.

Missions :

• Encadrer les activités administratives, pédagogiques et de scolarité du bureau concerné.
• Assurer les actes de gestion des ressources humaines des personnels affectés dans le bureau (planning, répartition des activités, entretiens professionnels…).
• Accueillir, renseigner et orienter les étudiants, les enseignants et les usagers.
• Assurer le recueil et le suivi des réclamations.
• Sélectionner, traiter et diffuser les messages arrivés sur la boite e-mail partagée.
• Organiser la campagne de candidature via Parcoursup, “Études en France” et E-candidat.
• Organiser la campagne d’inscription administrative et pédagogique : préparer et suivre les différentes commissions (triplement, VAPP, réorientation).
• Coordonner le paramétrage, la saisie et le suivi des structures des enseignements dans le système d’information dédié.
• Coordonner l’organisation des enseignements et des examens (planning, calendrier, réservation des salles, convocation, émargement, rappel des cours, surveillances…).
• Coordonner l’organisation des examens classants (écrits et oraux) en lien avec le responsable pédagogique et les services de l’UFR.
• Coordonner le comité de relecture des sujets des examens classants et assurer la confidentialité de la programmation de leur tirage.
• Contrôler les échéances.
• Assurer le suivi des charges pédagogiques.
• Contribuer à l’établissement de nouvelles procédures de travail.
• Diffuser et mettre à jour les informations en interne et en externe notamment à destination des étudiants et des enseignants.
• En lien avec le pôle TICE, assurer la mise en œuvre du numérique pour les formations dispensées par le bureau concerné.
• Concevoir, alimenter les différents tableaux de bord et faire des extractions dans les différents systèmes d’information.
• Animer et/ou participer à des réunions de travail.

Connaissance, savoir :

• Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement l’université.
• Connaissance générale de la réglementation des examens et concours.
• Avoir un sens de l’organisation et une capacité à travailler en autonomie.
• Maîtriser l’expression orale, écrite et les techniques d’accueil.
• Technique d’élaboration des documents.
• Connaissance générale de l’environnement bureautique, techniques de communication.

Savoir-faire :

• Accueillir et prendre des messages.
• Accueillir les usagers, les enseignants.
• Enregistrer et classer les documents.
• Rédiger des rapports ou des documents.
• Savoir rendre compte et savoir prendre des initiatives.
• Travailler en équipe.
• Utiliser les logiciels spécifiques (PEGASE, APOGEE, ADE…).
• Très grande confidentialité.

Savoir-être :

• Sens de l’organisation.
• Réactivité et capacité d’adaptation.
• Sens relationnel.
• Respect de la hiérarchie.

Fiche de poste :

• Fonction : chef(fe) de bureau – Parcours Accès Santé.
• Métier ou emploi type : technicien en gestion administrative – J4C42 ; REME, REFERENS, BIBLIOFIL.

Fiche descriptive du poste :

• Catégorie : B.
• Corps : ANT.
• Affectation administrative : UFR Santé.
• Affectation géographique : Campus de Terre-Sainte - Université de La Réunion (déplacements fréquents sur les autres sites universitaires).

Conditions particulières d’exercice :

• Ces missions nécessitent une grande polyvalence.
• En fonction des examens, réunions pédagogiques, l’activité peut entrainer des contraintes horaires à certaines périodes.
• L’agent réalise ses missions en transversalité avec les autres responsables de Pôle et la responsable administrative et financière.
• Encadrement : non - oui.
• Conduite de projet : non - oui.
• Nb agents encadrés par catégorie : A-B–2C.

Informations supplémentaires :

• Salaire annuel brut : 28095.00€.

Coordonnées

Candidatures à adresser au plus tard le 05/10/2024 à 12 heures - DRH BIATSS : [email protected]

Des informations peuvent être obtenues auprès de Mme Hélène BITSINDOU à l’adresse courriel suivante : [email protected]