Assistant du service qualité h/f

Placé sous l’autorité hiérarchique du responsable du service qualité coordination, le titulaire du poste aura pour mission de contribuer à la mise en œuvre opérationnelle des missions du service. Il devra également venir en appui au secrétariat de la direction de la formation professionnelle.

Missions :
Missions du service qualité coordination :
• Instruction des candidatures au catalogue qualité de la Région Réunion ;
• Traitement des courriers du service ;
• Gestion des courriers sous l’application métiers ;
• Gestion des appels téléphoniques ;
• Gestion et suivi des tableaux de bord ;
• Saisie et gestion des candidatures au catalogue qualité ;
• Assistance du service qualité coordination.

Missions d’appui au secrétariat de direction :
• Accueil physique et téléphonique (information et orientation des partenaires et usagers) ;
• Coordination des dossiers de la direction avec les secrétaires des différents départements et services ;
• Gestion des dossiers sous les applications informatiques (courriers, commissions, rapports …) ;
• Gestion de l’agenda de la direction ;
• Gestion de la logistique ;
• Appui au secrétariat des différents services de la DFP ;
• Faire le lien avec les autres directions.

Capacités et aptitudes :
• Connaissance du fonctionnement général des collectivités et établissements publics ;
• Connaissance de l’organisation et des procédures de la collectivité régionale ;
• Connaissances du secteur de la formation professionnelle ;
• Maîtrise des techniques de secrétariat ;
• Maîtrise de l’outil informatique et des applications métiers (Mafate, Webdelib, Nuxeo, I-parapheur …) ;
• Bonne qualité relationnelle et d’accueil ;
• Bonne qualité d’écoute, de patience et de courtoisie ;
• Adaptabilité par rapport aux priorités, aux nouvelles procédures et nouveaux dossiers ;
• Autonomie, disponibilité et rigueur ;
• Réactivité et anticipation ;
• Sens de la communication ;
• Sens de l’organisation et des responsabilités ;
• Esprit d’équipe ;
• Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.

Modalités du poste :
• Versant : fonction publique territoriale ;
• Cadre d’emplois des adjoints administratifs ;
• Recrutement par voies :
- Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ;
- Contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique territoriale) ;
• Absence de conflit d’intérêts.

Les candidatures internes seront examinées de manière prioritaire dans le respect des orientations réglementaires.