Gestionnaire administratif et pédagogique h/f

Vos activités essentielles seront la gestion administrative et pédagogique de filières.

Missions :
En collaboration avec les responsables pédagogiques de chaque niveau de formation :

• Procéder aux inscriptions administrative et pédagogique des étudiants.
• Gestion des trombinoscopes en lien avec le responsable pédagogique et les délégués de promotion.
• Mettre en place et saisir les emplois du temps de chaque filière ; réserver les salles de cours en conséquence.
• Respect du calendrier de l’alternance (formation-entreprise) : traitement des annulations de cours en priorité.
• Pointage régulier des heures de cours réalisées.
• Rappel hebdomadaire du planning aux intervenants.
• Suivre et contrôler l’assiduité des étudiants et des stagiaires de la formation continue sur l’application SOWESIGN ; éditer les attestations d’assiduité notamment dans le cas d’une demande ponctuelle des entreprises pour les alternants.
• Pointer mensuellement l’assiduité des stagiaires demandeurs d’emploi sur l’application KAIROS.
• Organiser les examens (envoi des convocations aux étudiants, tirage des sujets de session 2, préparation copies d’examens).
• Saisir les notes, lancer le calcul des résultats, vérifier et éditer les procès-verbaux, afficher les résultats.
• Editer et diffuser les relevés de notes et les attestations de réussite ; délivrer les diplômes.
• Organiser les délibérations (envoi convocation aux membres des jurys, participation à la délibération).
• Gérer les réclamations des étudiants.
• SFR/mise à jour septembre 2023.
• Organiser les réunions des conseils de perfectionnement (envoi convocations), récupération des PV.
• Veiller au respect des maquettes pédagogiques.
• Applications informatiques utilisées : APOGEE ; PEGASE ; plateforme de gestion IAE ; SOWESIGN.
• Réceptionner, vérifier et mettre à la signature les conventions de stage des étudiants.
• Actualiser la base de données stages si modifications manuelles de la convention.
• Recevoir, faire émarger et enregistrer les rapports de stage pour les licences et les mémoires de master.
• Mettre à jour la base de données des étudiants de licence et master, VAE
• En lien avec le SUFP et la directrice déléguée à la formation, établir les documents pour le jury de VAE et lui communiquer les rapports du candidat reçus du SUFP.
• Faire le suivi.
• Procéder à l’inscription pédagogique du stagiaire.
• Recueillir le procès-verbal de deliberation pour transmission au SUFP, accompagné des documents liés au jury.

Autres activités :

• Rédiger des courriers simples (lettre de recommandation, attestations diverses, courriers de relance).
• Entretenir et veiller au respect du référentiel QUALICERT.
• Archiver les documents de l’année écoulée.
• Participer aux différentes manifestations de l’institut (SPO, séminaires professionnels, galas, journée d’intégration).

Profil :

• Connaissance, savoir :
  - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
  - Connaissance de l’environnement bureautique.
  - Capacité à s’adapter à de nouveaux logiciels.
  - Savoir rédiger des courriers administratifs simples.

• Savoir-faire :
  - Savoir gérer les urgences et les situations délicates ; réactivité.
  - Autonomie et initiative.
  - Sens de l’organisation.

• Savoir être :
  - Discrétion : confidentialité des informations et des données.
  - Rigueur/fiabilité.
  - Sens relationnel.
  - Esprit d’équipe.

Conditions particulières d’exercice :

• Site délocalisé situé en centre-ville.
• Contraintes horaires particulières notamment lors de la tenue des manifestations (remise de diplôme, SPO, gala, SIM…) en soirée et/ou le samedi.
• Encadrement : non
• Nb agents encadrés par catégorie : 0.
• Conduite de projet : non.

Fiche de poste :

• Fonctions : gestionnaire administratif(ve) et pédagogique.
• Métier ou emploi type : adjoint en gestion administrative BAP J (J5X41).
• REME, REFERENS, BIBLIOFIL

Fiche descriptive du poste :

• Catégorie : C.
• Corps : agent contractuel.
• Affectation.
• Administrative : IAE.
• Géographique : St Denis.
• Formations initiales, formations continues et VAE.