Gestionnaire administratif h/f

Affectation Administrative : Université de La Réunion – Direction de la Vie Étudiante et de Campus.
Géographique : Campus du Moufia – 15 avenue René Cassin 97490 Ste Clotilde.

Activités principales :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que l’orientation des interlocuteurs internes et externes.
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
• Gérer la réception, la diffusion et le traitement des courriels de la boîte [email protected].
• Contribuer à l’instruction des différents dossiers de subventions.
• Contribuer à l’instruction des dossiers de bilans.
• Assurer les procès-verbaux et la préparation administrative des séances plénières des conseils en lien avec la vie étudiante.
• Gérer les agendas et contrôler les échéances du service.
• Accompagner les usagers dans leur création d’association, de domiciliation d’association ou dans la rédaction de dossiers de subvention.
• Participer à la mise en œuvre des campagnes d’inscription des étudiants.
• Contribuer à la gestion des relations avec les fournisseurs, les prestataires et les associations.
• Organiser la gestion logistique et matérielle des évènements en lien avec les autres services.
• Gérer la mise en ligne des informations sur le site de la DVEC et assurer la valorisation des actions.
• Participer à la réalisation de supports de communication et la gestion du site internet.
• Assurer le classement et l’archivage des documents et supports photographiques.
• Assurer l’édition et le suivi des bons de commande en lien avec le pôle mutualisation.
• Participer à l’organisation des soirées et manifestations organisées par la DVEC et les Associations étudiantes domiciliées.

Conditions particulières d’exercice :
L’activité s’exerce au sein de la DVEC de l’Université de La Réunion sur le campus du Moufia et sous la responsabilité hiérarchique directe de la responsable administrative et financière.
L’emploi du temps est modulable en fonction des contraintes spécifiques à l’emploi (horaires en soirées, week-ends et sur les périodes des vacances scolaires pour l’inscription des étudiants).
Déplacements sur les autres sites de l’établissement.

Relations fonctionnelles :
Relations directes avec les usagers et les intervenants.
Relations permanentes avec les services de l’Université : Technique, communication.

Connaissance, savoir :
• Technique de communication orale et écrite.
• Connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Intérêt pour la vie étudiante et le secteur associatif.

Savoir-faire :
• Accueillir les usagers et prendre des messages.
• Noter et transmettre un message efficacement.
• Enregistrer, classer et archiver des documents.
• Savoir rendre compte.
• Communiquer et faire preuve de pédagogie.
• Rédiger et mettre en forme des documents.
• Travailler en équipe.
• Structurer son travail.
• Planifier et respecter les délais.
• Savoir gérer les aléas et s’adapter aux imprévus.
• Savoir utiliser les outils bureautiques (Word, Excel...).

Savoir-être :
• Sens de l’organisation.
• Capacité d’adaptation.
• Réactivité.
• Rigueur et fiabilité.
• Sens relationnel.
• Autonomie.