Gestionnaire administratif - h/f

L’activité s’exerce au sein de la SVEC de l’Université de La Réunion sur le campus du Moufia et sous la responsabilité hiérarchique directe de la responsable administrative et financière. L’emploi du temps est modulable en fonction des contraintes spécifiques à l’emploi (horaires en soirées, week-ends et sur les périodes des vacances scolaires pour l’inscription des étudiants). Déplacements sur les autres sites de l’établissement.

Activités principales :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que l’orientation des interlocuteurs internes et externes.
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
• Gérer la réception, la diffusion et le traitement des courriels des boîtes mail.
• Contribuer à l’instruction des différents dossiers de subventions.
• Contribuer à l’instruction des dossiers de bilans.
• Assurer les procès-verbaux et la préparation administrative des séances plénières des conseils en lien avec la vie étudiante.
• Gérer les agendas et contrôler les échéances du service.
• Accompagner les usagers dans leur création d’association, de domiciliation d’association ou dans la rédaction de dossiers de subventions.
• Participer à la mise en œuvre des campagnes d’inscription des étudiants.
• Contribuer à la gestion des relations avec les fournisseurs, les prestataires et les associations.
• Organiser la gestion logistique et matérielle des événements en lien avec les autres services.
• Gérer la mise en ligne des informations sur le site de la SVEC et assurer la valorisation des actions.
• Participer à la réalisation de supports de communication et la gestion du site internet.
• Assurer le classement et l’archivage des documents et supports photographiques.
• Assurer l’édition et le suivi des bons de commande en lien avec le pôle mutualisation.
• Participer à l’organisation des soirées et manifestations organisées par la SVEC et les associations étudiantes domiciliées.
• Participer à la gestion administrative et à l’élaboration de tableaux de bord sur le champ de l’observatoire de la Vie étudiante (OVE).
• Contribuer à la mise en place d’enquête sur des thématiques d’intérêt pour la vie universitaire sur le champ de l’OVE.
• Coordonner les étapes nécessaires à la réalisation de questionnaires de l’OVE.
• Effectuer une veille sur les activités et travaux de l’OVE.
• Participer à la gestion administrative et pédagogique des étudiants en Unités d’Enseignement d’Ouverture (UEO).
• Assurer le suivi des inscriptions pédagogiques en UEO.
• Participer à la gestion des plannings et assurer le suivi des présences aux UEO.
• Mettre en place les visioconférences.
• Gérer les réservations de salle.

Relations fonctionnelles :

• Relations directes avec les usagers et les intervenants.
• Relations permanentes avec les services de l’Université : technique, communication.

Connaissance, savoir :

• Technique de communication orale et écrite.
• Maîtrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Intérêt pour la vie étudiante et le secteur associatif.

Savoir-faire :

• Accueillir les usagers et prendre des messages.
• Noter et transmettre un message efficacement.
• Enregistrer, classer et archiver des documents.
• Savoir rendre compte.
• Communiquer et faire preuve de pédagogie.
• Rédiger et mettre en forme des documents.
• Travailler en équipe.
• Structurer son travail.
• Planifier et respecter les délais.
• Savoir gérer les aléas et s’adapter aux imprévus.
• Savoir utiliser les outils bureautiques standards.

Savoir-être :

• Sens de l’organisation.
• Capacité d’adaptation.
• Réactivité.
• Rigueur et fiabilité.
• Sens relationnel.
• Autonomie.
• Discrétion.

Fiche de poste :

• Métier ou emploi type : adjoint en gestion administrative – J5X41(Referens).
• Catégorie : B.
• Corps : contractuel.
• Affectation administrative : université de La Réunion – service de la vie étudiante et de campus.
• Géographique : campus du Moufia – 15 avenue René Cassin 97490 Sainte Clotilde.
• Salaire brut annuel 24 720 € soit 2 060.00 € brut mensuel.