Gestionnaire administratif h/f

Technicien en gestion administrative :
Affectation Administrative : Pôle Qualité et Pilotage.
Direction des affaires juridiques et institutionnelles, service des affaires institutionnelles (SAI).
Géographique : Campus du Moufia.

Missions :
Sous l’autorité hiérarchique du Responsable des affaires institutionnelles le gestionnaire participe à la gestion de l’ensemble des activités du service des affaires institutionnelles.
Le gestionnaire assure, par ailleurs, la diffusion des délibérations des instances en externe (rectorat) et en interne (diffusion intranet, GED et courriels).
Il/elle est en charge de la diffusion des différentes informations liées aux opérations électorales.

Activités essentielles :
▪ Préparer les séances (planifications, convocations, ordres du jour, compte-rendu) en veillant à leur régularité formelle et juridique ainsi qu’à leur cohérence dans le corpus juridique de l’université, sous contrôle du responsable.
▪ Assurer le secrétariat des séances, au service des élus, du cabinet de la présidence et de la direction générale des services, en collaboration avec les agents du SAI et des services gestionnaires.
▪ Collecter et centraliser les documents préparatoires des instances centrales et en assurer la transmission, dans les délais règlementaires.
▪ Rédiger les actes administratifs (arrêtés, projets de déliberation, procès-verbaux) et assurer sa diffusion.
▪ Élaborer et actualiser les tableaux de suivi.
▪ Actualiser le site intranet/internet de l’université et la GED (composition des conseils, délibérations et procès-verbaux).
▪ Sélectionner et diffuser l’information en interne et en externe.
▪ Gérer le calendrier des instances et en assurer le suivi en collaboration avec les services concernés (la Direction, la Présidence…).
▪ Participer à l’organisation administrative et technique des élections des représentants aux conseils centraux et autres opérations électorales de l’établissement.
▪ Classer et procéder à l’archivage de l’information et des pièces administratives et juridiques.

Fiche de poste – mars 2022.

Environnement et contexte de travail :
L’activité s’exerce au sein de l’administration centrale auprès de la direction générale des services.
Intégré au Pôle Qualité et Pilotage, la Direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) est composée de trois services : le Service des affaires institutionnelles (SAI), le Service des affaires juridiques et du contentieux et le Service des archives universitaires. La DAJI conseille et assiste la direction de l’établissement et l’ensemble des structures.
L’activité des services étant sensible, une discrétion sans faille est exigée.

Contraintes spécifiques :
▪ Contraintes horaires en lien avec le calendrier institutionnel.
▪ Obligation de discrétion professionnelle.
▪ Vigilance particulière.
Encadrement : Non.
Conduite de projet : Non.

Connaissance, savoir :
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des structures des EPSCP.
• Notions de droit public.
• Capacité de compréhension et d’analyse de situations parfois complexes.
• Bonnes qualités rédactionnelles et de communication.
• Notions de base, en droit administratif.

Savoir-faire :
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
• Savoir rendre compte.
• Savoir planifier son activité et respecter les délais.
• Savoir rédiger.
• Gérer des situations d’urgence.
• Travailler en équipe et en transversalité.
• Mettre en œuvre des procédures et des règles.
• Être force de proposition.
• Maîtriser les outils bureautiques standards.

Savoir être :
• Être rigoureux et avoir une forte capacité d’organisation.
• Être réactif.
• Faire preuve de discrétion.
• Avoir une forte capacité d’adaptation.