Gestionnaire de scolarité et référent de la mobilité h/f

Sous l’autorité du responsable administratif et financier, le gestionnaire de scolarité h/f assure la gestion intégrée (recrutement, assiduité, jurys, examens…) des formations de l’École (CPI et cycle ingénieur).

Missions :

• Il assure ses tâches administratives et des logiciels métiers en lien avec son domaine (emploi du temps, gestion de la scolarité, gestion des étudiants internationaux, admission post-bac…).
• Il est l’interface entre les élèves et les équipes pédagogiques.
• Il travaille en interaction avec le directeur des études, la chargée de mission partenariat et relation internationale et les responsables pédagogiques.

Missions principales :

• Accueillir, informer et orienter les élèves.
• Gérer et suivre la scolarité des élèves du cycle préparatoire intégré et du cycle ingénieur (paramétrage des formations et des logiciels métiers, assiduité, notes…).
• Participer à l’organisation des manifestations de promotion et de rentrée de l’école en lien avec le chargé de communication.
• Gérer l’organisation des campagnes de recrutement des élèves (Parcoursup, Campus France) et du concours GEIPI Polytech.
• Participer à l’organisation des examens (logistique, saisies, éditions) et l’organisation des jurys.
• Gérer les emplois du temps (création, saisi, suivi) et la gestion des salles à partir des logiciels dédiés.
• Promouvoir l’harmonisation des pratiques relatives à la scolarité entre les différentes filières.
• Assister le directeur des études dans la mise à jour des maquettes, le respect des MCCC et du règlement spécifique des études.
• Accompagner et suivre le déroulement des mobilités étudiantes en lien avec les équipes pédagogiques et la chargée de mission.
• Gérer la mobilité académique et les stages (conventions de stage, contrat d’études).
• Tenir et actualiser les tableaux de bord et les indicateurs relatifs à la scolarité et à la mobilité des étudiants.
• Contribuer avec le directeur des études aux enquêtes nationales en lien avec le service scolarité de l’université.
• Informer les équipes pédagogiques sur les aspects réglementaires spécifiques de la scolarité.

Connaissance, savoir :

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative.
• Maîtrise des logiciels Apogée, ADE, Pégase, Parcoursup, Campus France.
• Connaissance du fonctionnement de l’établissement et de ses composantes.
• Connaissance règlementaire lié à la scolarité (code l’éducation) et à l’enseignement supérieur.
• Connaissance de l’anglais.
• Connaissance sur le fonctionnement des écoles d’ingénieurs.

Savoir-faire :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
• Savoir rendre compte et alerter sa hiérarchie.
• Communiquer et faire preuve de pédagogie.
• Mettre en œuvre des procédures et des règles.
• Travailler en équipe.
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité.
• Avoir une démarche organisée et méthodique.
• Maîtrise de l’outil informatique (Excel, Moodle...).
• Aptitude à travailler sur des logiciels métiers.

Savoir-être :

• Sens du relationnel.
• Sens de l’organisation.
• Rigueur/fiabilité.
• Respect de la confidentialité.
• Disponibilité.
• Capacité d’adaptation.
• Être force de propositions.

Fiche de poste :

• Fonctions : gestionnaire de scolarité et référente de la mobilité étudiante.
• Métier ou emploi type : REME, REFERENS, BIBLIOFIL - technicien en gestion administrative – J4C42.

Fiche descriptive du poste :

• Catégorie : B.
• Corps : ITRF / AENES / contractuel.
• Affectation administrative : ESIROI.
• Affectation géographique : campus de Terre Sainte.

Conditions particulières d’exercice :

• L’agent peut être sollicité pour travailler le samedi en fonction des manifestations (salons, journées portes ouvertes), pour l’organisation du Geipi Polytech et à titre exceptionnel, pour la participation à des réunions pédagogiques en dehors de ses horaires habituels de travail.
• Encadrement : non - oui.
• Conduite de projet : non – oui.
• Nb agents encadrés par catégorie : 0 A . B. C.

Coordonnées

Candidatures à adresser au plus tard le 21/08/2024 à 12 heures à [email protected]

Des informations peuvent être obtenues auprès de Mesdames Séverine TSE-TSANG-YUENG et Fabiola CELERINE aux adresses courriel suivantes : [email protected] & [email protected]