Gestionnaire scolarité h/f

Sous la responsabilité du chef(fe) de bureau du 1er et 2nd cycle de l’UFR Santé, l’agent est chargé de la mise en œuvre et du suivi des activités liées à la pédagogie pour la 4ème année de médecine.

Activités principales :

• Accueillir, renseigner et orienter les étudiants, les enseignants et les usagers.
• Traiter les courriels arrivés sur un compte mail partagé.
• Gérer les dossiers administratifs liés à la pédagogie et aux examens.
• Centraliser les frais de déplacement des enseignants pour transmission au gestionnaire financier.
• Saisir, mettre en forme, classer et archiver divers documents.
• Assurer la gestion et la saisie des emplois du temps à l’aide du logiciel ADE.
• Gérer et diffuser les plannings d’enseignement à l’équipe pédagogique.
• Assurer la diffusion et la mise à jour des informations destinées aux étudiants (plateforme e-santé).
• Gestion de l’assiduité aux enseignements obligatoires (ED, TP Stages).
• Préparer les conventions, en assurer le suivi et préparer les attestations de stage.
• Effectuer les inscriptions pédagogiques des étudiants, saisir les Apogée.
• Réaliser les structures d’enseignements sur le logiciel dédié en lien avec le chef de bureau du 1er et 2nd cycle.
• Assurer la gestion administrative des stages.
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs concernés (assurance RC, évaluation des stages).
• Saisir et mettre à jour des bases de données.
• Participer aux réunions d’information auprès des étudiants (pré-rentrée, choix des stages, affectation en DFASM1).
• Organiser et participer à la surveillance des examens/concours.

Compétences :

• Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’UFR et de l’Université.
• Connaissance du cursus universitaire, de la réglementation et de l’organisation spécifiques des études médicales.
• Maîtriser l’expression orale, écrite et les techniques d’accueil.
• Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint) et du courrier électronique.
• Maîtrise affirmée des outils bureautiques (Microsoft Office, Libre Office), des outils de travail collaboratif en ligne (Drive Google, Dropbox) et capacité d’adaptation rapide à l’évolution des logiciels métiers de l’université (ADE Campus, Apogée).

Savoir-faire :

• Maîtrise des savoir-faire de l’accueil physique et téléphonique ; la communication orale et écrite auprès de publics varies.
• Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations.
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
• Savoir rendre compte.
• Savoir prendre des initiatives.
• Participe à la mise en œuvre des procédures et des règles.
• Savoir planifier un EDT afin de répondre aux sollicitations de l’équipe pédagogique.
• Avoir un sens de l’organisation et une capacité à travailler en autonomie.
• Mettre en œuvre une démarche qualité.

Savoir-être :

• Etre organisé, rigoureux et avoir le sens des responsabilités.
• Respect de la hiérarchie.
• Communiquer et faire preuve de pédagogie.
• Réactivité et capacité d’adaptation.
• Travailler au sein d’une équipe dans un contexte évolutif.
• Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.
• Etre rigoureux et discret.

Fiche de poste :

• Fonctions : gestionnaire scolarité - DFASM.
• Métier ou emploi type : technicien en gestion administrative.

Fiche descriptive du poste :

• Catégorie : B.
• Corps : ITRF - TECH affectation.
• Administrative : UFR Santé.
• Géographique : UFR Santé – Terre-Sainte (déplacements possibles sur les autres sites).
• Contrat jusqu’au 31/12/2023.