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Gestionnaire scolarité DFGSM2 h/f

Publié le 18 janvier 2023
Gestionnaire scolarité DFGSM2 h/f

Université de La Réunion – UFR SANTE

  • Université de la Réunion recrute - offres emplois - portraits étudiants
  • Administration
  • Ressources humaines
  • Gestion
  • Formation
  • Enseignement
  • La Réunion
  • Secrétariat
  • Bac +2
  • 2 à 5 ans
  • CDD


Activités principales :
Sous la responsabilité du chef-fe de bureau 1er et 2ème cycle, l’agent est chargé de la mise en œuvre et du suivi des activités liées à la pédagogie pour les 2èmes années de médecine :

  • Accueillir, renseigner et orienter les étudiants, les enseignants et les usagers.
  • Traiter les courriels arrivés sur un compte mail partagé.
  • Gérer les dossiers administratifs liés à la pédagogie et aux examens.
  • Assurer le suivi administratif des tuteurs en lien avec le responsable pédagogique de LPASS (frais de déplacement, rapport d’activité).
  • Centraliser les frais de déplacement des enseignants pour transmission au gestionnaire financier.
  • Saisir, mettre en forme, classer et archiver divers documents.
  • Assurer la gestion et la saisie des emplois du temps à l’aide du logiciel ADE.
  • Gérer et diffuser les plannings d’enseignement à l’équipe pédagogique.
  • Assurer la diffusion et la mise à jour des informations destinées aux étudiants (plateforme e-santé).
  • Gestion de l’assiduité aux enseignements obligatoires (ED, TP stages).
  • Préparer les conventions, en assurer le suivi et préparer les attestations de stage.
  • Effectuer les inscriptions pédagogiques des étudiants, saisir les notes dans Apogée.
  • Réaliser les structures d’enseignements sur le logiciel dédié en lien avec le responsable du pôle.
  • Assurer la gestion administrative des stages (AFGSU, Sémiologie).
  • Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs concernés (assurance RC, évaluation des stages).
  • Saisir et mettre à jour des bases de données.
  • Participer aux réunions d’information auprès des étudiants (pré-rentrée, choix des stages).
  • Organiser et participer à la surveillance des examens/concours (étudiants internationaux).

Conditions particulières d’exercice :

  • Ces missions nécessitent une grande polyvalence et une grande disponibilité.
  • L’activité peut entrainer des contraintes horaires à certaines périodes.
  • Ces missions sont réalisées en partenariat avec le CHU de La Réunion, l’université de Bordeaux, les établissements d’accueil en lien avec le service sanitaire des étudiants en santé SSES.

Compétences :

  • Connaissance, savoir :
    - Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’UFR et de l’université.
    - Connaissance du cursus universitaire, de la réglementation et de l’organisation spécifiques des études médicales.
    - Maîtriser l’expression orale, écrite et les techniques d’accueil.
    - Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (word, excel, powerpoint) et du courrier électronique.
    - Maîtrise affirmée des outils bureautiques (microsoft office, libre office), des outils de travail collaboratif en ligne (Drive Google, Dropbox) et capacité d’adaptation rapide à l’évolution des logiciels métiers de l’université (ADE Campus, Apogée).
  • Savoir-faire :
    - Maîtrise des savoir-faire de l’accueil physique et téléphonique, la communication orale et écrite auprès de publics variés.
    - Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations.
    - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
    - Savoir rendre compte.
    - Savoir prendre des initiatives.
    - Participe à la mise en œuvre des procédures et des règles.
    - Savoir planifier un EDT afin de répondre aux sollicitations de l’équipe pédagogique.
    - Avoir un sens de l’organisation et une capacité à travailler en autonomie.
    - Mettre en œuvre une démarche qualité.
  • Savoir être :
    - Être organisé, rigoureux et avoir le sens des responsabilités.
    - Respect de la hiérarchie.
    - Communiquer et faire preuve de pédagogie.
    - Réactivité et capacité d’adaptation.
    - Travailler au sein d’une équipe dans un contexte évolutif.
    - Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.
    - Être rigoureux et discret.

Encadrement : non - oui.
Nombre d’agents encadrés par catégorie : A, B, C.
Conduite de projet : non - oui.

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