Gestionnaire scolarité DFGSM2 h/f
Publié le 18 janvier 2023
Université de La Réunion – UFR SANTE
- Université de la Réunion recrute - offres emplois - portraits étudiants
- Administration
- Ressources humaines
- Gestion
- Formation
- Enseignement
- La Réunion
- Secrétariat
- Bac +2
- 2 à 5 ans
- CDD
Activités principales :
Sous la responsabilité du chef-fe de bureau 1er et 2ème cycle, l’agent est chargé de la mise en œuvre et du suivi des activités liées à la pédagogie pour les 2èmes années de médecine :
- Accueillir, renseigner et orienter les étudiants, les enseignants et les usagers.
- Traiter les courriels arrivés sur un compte mail partagé.
- Gérer les dossiers administratifs liés à la pédagogie et aux examens.
- Assurer le suivi administratif des tuteurs en lien avec le responsable pédagogique de LPASS (frais de déplacement, rapport d’activité).
- Centraliser les frais de déplacement des enseignants pour transmission au gestionnaire financier.
- Saisir, mettre en forme, classer et archiver divers documents.
- Assurer la gestion et la saisie des emplois du temps à l’aide du logiciel ADE.
- Gérer et diffuser les plannings d’enseignement à l’équipe pédagogique.
- Assurer la diffusion et la mise à jour des informations destinées aux étudiants (plateforme e-santé).
- Gestion de l’assiduité aux enseignements obligatoires (ED, TP stages).
- Préparer les conventions, en assurer le suivi et préparer les attestations de stage.
- Effectuer les inscriptions pédagogiques des étudiants, saisir les notes dans Apogée.
- Réaliser les structures d’enseignements sur le logiciel dédié en lien avec le responsable du pôle.
- Assurer la gestion administrative des stages (AFGSU, Sémiologie).
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs concernés (assurance RC, évaluation des stages).
- Saisir et mettre à jour des bases de données.
- Participer aux réunions d’information auprès des étudiants (pré-rentrée, choix des stages).
- Organiser et participer à la surveillance des examens/concours (étudiants internationaux).
Conditions particulières d’exercice :
- Ces missions nécessitent une grande polyvalence et une grande disponibilité.
- L’activité peut entrainer des contraintes horaires à certaines périodes.
- Ces missions sont réalisées en partenariat avec le CHU de La Réunion, l’université de Bordeaux, les établissements d’accueil en lien avec le service sanitaire des étudiants en santé SSES.
Compétences :
- Connaissance, savoir :
- Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’UFR et de l’université.
- Connaissance du cursus universitaire, de la réglementation et de l’organisation spécifiques des études médicales.
- Maîtriser l’expression orale, écrite et les techniques d’accueil.
- Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (word, excel, powerpoint) et du courrier électronique.
- Maîtrise affirmée des outils bureautiques (microsoft office, libre office), des outils de travail collaboratif en ligne (Drive Google, Dropbox) et capacité d’adaptation rapide à l’évolution des logiciels métiers de l’université (ADE Campus, Apogée).
- Savoir-faire :
- Maîtrise des savoir-faire de l’accueil physique et téléphonique, la communication orale et écrite auprès de publics variés.
- Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations.
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
- Savoir rendre compte.
- Savoir prendre des initiatives.
- Participe à la mise en œuvre des procédures et des règles.
- Savoir planifier un EDT afin de répondre aux sollicitations de l’équipe pédagogique.
- Avoir un sens de l’organisation et une capacité à travailler en autonomie.
- Mettre en œuvre une démarche qualité.
- Savoir être :
- Être organisé, rigoureux et avoir le sens des responsabilités.
- Respect de la hiérarchie.
- Communiquer et faire preuve de pédagogie.
- Réactivité et capacité d’adaptation.
- Travailler au sein d’une équipe dans un contexte évolutif.
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.
- Être rigoureux et discret.
Encadrement : non - oui.
Nombre d’agents encadrés par catégorie : A, B, C.
Conduite de projet : non - oui.