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Office manager et assistant de direction h/f - CDI (Paris)

Publié le 10 janvier 2022
Office manager et assistant de direction h/f - CDI (Paris)

OCEINDE

  • Secrétariat
  • Industrie
  • Distribution
  • France
  • Bac +3
  • CDI
  • 2 à 5 ans
  • Gestion
  • Bac +2
  • Paris


Rattaché(e) au président directeur général du groupe, vous aurez notamment en charge les missions suivantes :
- Organisation et gestion de l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, mails, congés,…).
- Réception et filtrage des appels téléphoniques.
- Accueil des rendez-vous.
- Préparation et organisation de la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques,…).
- Préparation et contrôle des dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentations, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions,…).
- Réception et ventilation du courrier.
- Présence aux réunions et rédaction des comptes rendus.
- Gestion des réservations des salles et des créneaux des différents costrat/codir/comex.
- Organisation du tri et de l’archivage des documents importants.
- Gestion des notes de frais.

Au service des équipes parisiennes du groupe, et en tant qu’office manager vous aurez également pour missions :
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting,…).
- Administrer la paie et les RH des équipes parisiennes.
- Réaliser les commandes des matériels, des fournitures, des consommables, des boissons, d’hygiène et vérifier la conformité des livraisons.
- Maintenir les bureaux opérationnels, les relations prestataires : ménage, food, agences de voyage, copieurs,...
- Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, d’une ventilation/d’une validation des factures.
- Gestion de la navette de courrier Paris/Réunion.
- Participation à la communication interne et événementiel.

Profil :
- Issu(e) d’une formation de niveau Bac+2/Bac+3 (BTS, DUT, licence) ou supérieure, en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI.
- Une expérience minimum de 3 ans en assistanat de direction ou commercial est requise.

Compétences souhaitables :
• Maîtrise de la bureautique : pack office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word).
• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…).
• Connaissance en gestion administrative.
• Connaissance des normes rédactionnelles.
• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation.
• Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire.
• Maîtrise de l’organisation d’événements.
• Connaissance minimale en droit du travail et législation sociale.
• Connaissance en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire.
• Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord.
• Connaissance d’un ERP (type SAP).
• Anglais basique.

Aptitudes professionnelles :
• Dynamisme, esprit d’initiative.
• Discrétion, organisation et rigueur.
• Polyvalence, réactivité et autonomie.
• Aisance relationnelle et esprit d’équipe.
• Capacité rédactionnelle.
• Sens de l’écoute et de la communication.
• Disponibilité.
• Capacité à prioriser.
• Capacité d’adaptation.
• Travail en mode projet.

Coordonnées

[email protected]

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