Responsable administratif de la DOFIP h/f

La Direction de l’Orientation et des Formations pour l’Insertion Professionnelle (DOFIP) de l’Université de la Réunion recherche son/sa responsable administratif-ive dont les activités principales seront les suivantes :
Sous la responsabilité du (de la) Directeur(rice) de la DOFIP :
- Participer à la conception de la politique et des objectifs de la structure et organiser leur mise en oeuvre
- Elaborer et proposer le budget ; contrôler sa répartition et son exécution ;
- Encadrer, mobiliser et animer les équipes en charge de la mise en oeuvre du plan d’action conseillers de premier accueil, gestionnaires pédagogiques, PSYEN et Conseillers Parcours Carrière)
- Coordonner les moyens (administratifs, logistiques, et techniques) et matériels nécessaires à la
réalisation des objectifs de la structure ;
- Evaluer et présenter le résultat des actions menées par rap por t aux objectifs de la structure ;
- Coordonner l’activité administrative et pédagogique en concertation avec les Directeurs des études ;
- Assurer la préparation et la mise en oeuvre des dossiers RH (propositions d’avancement, suivi du dispositif d’évaluation, documents de liaison de paye, etc.) ;
- Piloter des projets d’évolution technique ou organisationnelle de la structure
- Superviser les projets en « Accueil, Orientation, Information » (AOI) et en « Aide à l’Insertion Professionnelle » ainsi que les différents dispositifs adaptés aux besoins repérés et les évaluer (conférences, salons …) ;
- Superviser la réalisation de documents d’information et de communication relatifs aux projets et superviser les opérations liées à leurs réalisations et à leurs diffusions ;
- Assister et conseiller sa direction dans sa mission d’aide au pilotage et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes ;
- Préparer les dossiers thématiques en prévision des réunions et instances
- Piloter et mettre en oeuvre la politique d’achat et les procédures d’appel d’offres le cas échéant ;
- Assurer la gestion et le suivi des instances, de même que l’accompagnement des actions validées dans le cadre de leur mise en oeuvre, en lien avec les acteurs concernés (COFIP …) ;
- Négocier et établir les contrats et les conventions de la structure en liaison avec les partenaires et veiller à la valorisation des activités
- Veiller à l’application de la politique en matière d’hygiène et de sécurité et en contrôler la mise en oeuvre
- Suivre et analyser les indicateurs, études, enquêtes, audits et tableaux de bords, évaluer et présenter le résultat des actions, contrôler les résultats
- Veiller ou contribuer à la production des études, des rapports et des enquêtes en lien avec l’OFIP
- Veiller à la qualité des dispositifs de réussite et d’insertion professionnelle des étudiants
- Contrôler l’application des règles et procédures administratives
- Initier une démarche d’amélioration continue au sein du service : projets d’évolution technique et/ou organisationnel et contribuer à la mise en oeuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités ;
- Assurer le suivi des relations avec les différents partenaires, entreprises, organismes sociaux, services publics
- Suivre les évaluations réalisées sur la structure et assurer la mise en oeuvre des recommandations
- Participer à l’élaboration des documents d’évaluation et de suivi relatifs aux activités du pôle : bilan d’activité, volet du contrat université Etat
- Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats ;
- Assurer une veille dans le cadre de son domaine d’activité