Responsable administratif de la DOFIP h/f

Fiche descriptive du poste :
Catégorie : A.
Corps : ITRF Affectation.
Administrative : La Direction de l’Orientation et des Formations pour l’Insertion Professionnelle (DOFIP).

La Direction de l’Orientation et des Formations pour l’Insertion Professionnelle a été créé à l’Université de La Réunion en 2009, avec la mise en place du Schéma directeur de l’aide à l’insertion professionnelle (SDAIP). Elle assume actuellement deux missions essentielles : une mission d’accueil, d’information et d’orientation (SOIP) ; une mission d’aide à l’insertion professionnelle et une mission d’observation des formations et de l’insertion professionnelle (OIP).

La Direction de l’Orientation et des Formations pour l’Insertion Professionnelle porte depuis 2017, une formation : DU CPESIP. Un dispositif permettant aux étudiants d’affirmer un projet professionnel et de se préparer à le mettre en oeuvre. Il intègre notamment des voies de préparation aux concours des métiers de la sécurité, aux concours des métiers du social et aux concours des métiers paramédicaux.
La Direction de l’Orientation et des Formations pour l’Insertion Professionnelle est dirigé par un enseignant-chercheur et se compose d’une équipe d’une vingtaine de personnes, intégrant des psychologues de l’éducation nationale (PSY-EN), des personnels administratifs et des enseignants.

Elle dispose de locaux sur les campus du MOUFIA (Saint-Denis) et du TAMPON de l’Université de La Réunion mais a vocation à déployer ses activités sur l’ensemble des sites de l’établissement.
Géographique : Campus du Moufia et Campus du Tampon.

Activités principales :
Sous la responsabilité du Directeur de la DOFIP :
- Participer à la conception de la politique et des objectifs de la structure et organiser leur mise en œuvre.
- Élaborer et proposer le budget ; contrôler sa répartition et son exécution.
- Encadrer, mobiliser et animer les équipes en charge de la mise en œuvre du plan d’action conseiller s de premier accueil, gestionnaire s pédagogiques, PSYEN et Conseillers.
- Parcours Carrière.
- Coordonner les moyens (administratifs, logistiques, et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure.
- Évaluer et présenter le résultat des actions menées par rap por t aux objectifs de la structure.
- Coordonner l’activité administrative et pédagogique en concertation avec les Directeurs des études.
- Assurer la préparation et la mise en œuvre des dossiers RH (propositions d’avancement, suivi du dispositif d’évaluation, documents de liaison de paye, etc).
- Piloter des projets d’évolution technique ou organisationnelle de la structure.
- Superviser les projets en « Accueil, Orientation, Information » (AOI) et en « Aide à l’Insertion Professionnelle » ainsi que les différents dispositifs adaptés aux besoins repérés et les évaluer (conférences, salons …).
- Superviser la réalisation de documents d’information et de communication relatifs aux projets et superviser les opérations liées à leurs réalisations et à leurs diffusions.
- Assister et conseiller sa direction dans sa mission d’aide au pilotage et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes.
- Préparer les dossiers thématiques en prévision des réunions et instances.
- Piloter et mettre en œuvre a politique d’achat et les procédures d’appel d’offre s le cas échéant.
- Assurer la gestion et le suivi des instances, de même que l’accompagnement des actions validées dans le cadre de leur mise en œuvre, en lien avec les acteurs concernés (COFIP …).
- Négocier et établir les contrats et les conventions de la structure en liaison avec les partenaires et veiller à la valorisation des activités.
- Veiller à l’application de la politique en matière d’hygiène et de sécurité et en contrôler la mise en œuvre.
- Suivre et analyser les indicateurs, études, enquêtes, audits et tableaux de bords, évaluer et présenter le résultat des actions, contrôler les résultats.
- Veiller ou contribuer à la production des études, des rapports et des enquêtes en li en avec l’OFIP.
- Veiller à la qualité des dispositifs de réussite et d’insertion professionnelle des étudiants.
- Contrôler l’application des règles et procédures administratives.
- Initier une démarche d’amélioration continue au sein du service : projets d’évolution technique et/ou organisationnel et contribuer à la mise e n œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités.
- Assurer le suivi des relations avec les différents partenaires, entreprises, organismes sociaux, services publics.
- Suivre les évaluations réalisées sur la structure et assurer la mise en œuvre des recommandations.
- Participer à l’élaboration des documents d’évaluation et de suivi relatifs aux activités du pôle : bilan d’activité, vol et du contrat université État.
- Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats.
- Assurer une veille dans le cadre de son domaine d’activité.

Conditions particulières d’exercice :
- Devoir de confidentialité des informations traitées.
- Disponibilité et mobilité lors des manifestations, salons, forums, sur l’ensemble des sites de l’établissement et sur des sites externes.

Encadrement : Oui
Conduite de projet : Oui

Connaissance, savoir :
- Connaissance de la règlementation juridique, administrative et financière relative aux EPSCP.
- Connaissance du système éducatif de l’enseignement supérieur.
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des EPSCP et de l’Université de La Réunion en particulier.
- Connaissance des dispositifs de formation initiale et continue, d’orientation / réorientation, de professionnalisation et d’insertion professionnelle.
- Connaissance approfondie des méthodes et des outils de l’orientation et de l’insertion professionnelle.
- Connaissance de la gestion des ressources humaines.
- Connaissance des principes budgétaires et réglementation des finances publiques.

Savoir-faire :
- Appliquer un ensemble de règles et procédures dans les différents domaines de l’administration et de la gestion.
- Manager une équipe et gérer les conflits.
- Conduire des projets.
- Mener des négociations individuelles ou collectives.
- Organiser et optimiser les moyens humains, techniques et financiers nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure.
- Cultiver le lien avec les composantes et services de l’établissement au service desquels le PROFIL déploie son action.
- Cultiver le lien entre le service les partenaires extérieurs / entretenir un réseau de contacts et partenaires.
- Animer une action de formation.
- Expérience indispensable d’encadrement administratif et de gestion (RH, financière).

Savoir être :
- Sens de l’organisation.
- Capacité d’adaptation.
- Diplomatie.
- Capacité d’écoute.
- Maîtrise de soi.

Offre valable jusqu’au 13/05/2022
Merci de joindre un CV accompagné d’une lettre de motivation.