Publicité

Responsable administratif et financier h/f

Publié le 4 octobre 2022
Responsable administratif et financier h/f

Université de La Réunion – UFR LSH

  • Université de la Réunion recrute - offres emplois - portraits étudiants
  • Administration
  • Ressources humaines
  • Gestion
  • Comptabilité
  • Finance
  • La Réunion
  • Bac +3
  • 2 à 5 ans
  • CDD


Activités principales :
Le. La Responsable administratif.ve et financier.e a pour mission principale d’apporter une expertise administrative auprès de la directrice et de son équipe. Il ou Elle a un rôle de conseil sur les affaires juridiques, la gestion du personnel, la gestion budgétaire et financière. Il ou Elle assure l’encadrement, l’organisation et la coordination des pôles. Il ou Elle participe au développement de la structure.

Environnement et contexte de travail :

  • Assurer l’interface avec les directions et services centraux, les services communs et les autres composantes.
  • Représenter et participer aux réunions organisées au niveau central : dialogues de gestion, réunions des cadres, groupes de travail.
  • Participer à la réflexion sur les axes stratégiques de développement de la composante et organiser en lien avec la directrice la politique qui en découle
  • Management des équipes et GRH.
  • Encadrer et animer l’équipe administrative composée de 22 personnels de cat. A, B et C.
  • Travailler en mode transversal et développer une organisation fonctionnelle : 3 pôles affichés.
  • Assurer la synergie des services : animation de réunions, communication interne…
  • Suivre les services, les carrières, les congés des personnels administratifs et la gestion prévisionnelle des emplois.
  • Autoriser les absences, planifier les horaires.
  • Réaliser les entretiens professionnels, les rapports d’aptitudes.
  • Évaluer les besoins en formation en lien avec la DRH.
  • Gérer les conflits, la médiation, la concertation, en lien avec le service QVT.
  • Recruter les agents contractuels.
  • Recruter les tuteurs et ambassadeurs de la réussite et services civiques.
  • Collaborer avec le personnel mis à disposition (informatique, logistique, gestionnaires UB Recherche).
  • Assurer le suivi de la carrière des enseignants et le recrutement des CEV en lien avec la gestionnaire.

Gestion financière :

  • Élaborer le budget et les Décisions Budgétaires Modificatives en lien avec la directrice et la gestionnaire financière. Contrôler son exécution et assurer le suivi des budgets.
  • Établir et suivre les diverses conventions avec les partenaires extérieures conventions hors recherche et recherche.
  • Assurer le suivi financier des heures complémentaires en lien avec la gestionnaire.
  • Coordonner les demandes de travaux.
  • Participer à la recherche de financements de type taxe d’apprentissage, formation continue.

Gestion administrative :

  • Assurer une veille juridique, analyser, interpréter la réglementation et les instructions ministérielles.
  • et en assurer l’application.
  • Organiser la mise en œuvre des objectifs stratégiques de l’établissement et de la composante.
  • Maîtriser le processus de la gestion de projets.
  • Informer l’ensemble du personnel sur les procédures et la mise en œuvre de la réglementation.
  • Participer aux séances du conseil de Faculté, assurer la rédaction des procès-verbaux.
  • Organiser les élections au Conseil d’UFR.
  • Mettre en place des actions de communication en interne et en externe.
  • Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l’organisation.

Coordination pédagogique :

  • Contribuer à l’administration de l’offre de formation en lien avec la responsable du pôle.
  • Superviser l’organisation des enquêtes pédagogiques et des indicateurs.
  • Superviser le processus de scolarité administrative.
  • Participer à la mise en place et aux adaptations de l’offre de formation.

Conditions particulières d’exercice (NBI = 25) :
- Grande disponibilité.
- Sens relationnel.
- Esprit de synthèse.
- Adaptabilité et réactivité.

Encadrement : Oui Nb agents encadrés : 22.
Conduite de projets : Oui.

Compétences :
Connaissance, savoir :

  • Connaissance des structures et du fonctionnement de l’établissement et de la composante ainsi que des objectifs et projets initiés.
  • Connaissance approfondie des systèmes d’enseignement et de recherche.
  • Connaissance des différents statuts des personnels enseignants et administratifs.
  • Connaissance générale de la gestion des ressources humaines.
  • Connaissance de la réglementation budgétaire générale.
  • Connaissances des techniques de communication.
  • Connaissance en méthodologie de conduite de projet.
  • Connaissance en gestion des conflits.
  • Connaissance générale des principaux logiciels de gestion utilisés au sein de l’établissement.

Savoir-faire :

  • Aptitude confirmée pour l’encadrement et le travail en équipe (organisation de réunions de service et capacité à déléguer).
  • Capacité à organiser et optimiser les moyens humains administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de la composante.
  • Capacité à prendre des décisions en concertation avec l’équipe de direction.
  • Aptitude à prévenir, arbitrer et gérer les conflits ou les situations sensibles.
  • Capacité d’adaptation et à l’accompagnement au changement.
  • Capacité à travailler dans des délais contraints et avec des interlocuteurs multiples.
  • Capacité à conduire des entretiens de recrutement et d’évaluation professionnelle annuelle.
  • Capacité à concevoir des tableaux de bord.
  • Aptitude à synthétiser et rédiger des rapports et des notes d’information.

Savoir être :

  • Sens de l’écoute, du relationnel et du travail en équipe.
  • Rigueur et discrétion.
  • Sens du devoir et du service public.
Publicité