Responsable des mobilités internationales de la zone Europe h/f

Au sein de la direction des ressources humaines et du service des personnels DRH-BIATSS, le gestionnaire réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine des ressources humaines. L’agent assure notamment la gestion des personnels contractuels « recherche » ainsi que des contractuels de droits privés « parcours emploi compétences ». La gestionnaire exerce sous la responsabilité directe du responsable administratif, lui-même placé sous la responsabilité hiérarchique de la vice-présidente déléguée Europe, international et coopération régionale.

Missions :

• Gestion administrative :
  - Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
  - Gérer et contrôler les échéances.
  - Assister le responsable administratif dans la mise en œuvre et le suivi des actions de coopération de la zone Europe.
  - Référent des mobilités entrantes.
  - Contrôle de la saisie des notes des étudiants étrangers pour les cours des services communs hors composantes et des notes UEOpen des étudiants internationaux.
  - Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données (Mobility tool, E candidat, Apogée, bases internes au service).
  - Instruction des accords inter-institutionnels (IIA).
  - Gestion de la dématérialisation du programme Erasmus+.
  - Responsable de la gestion du quota DRI des logements en lien avec le CROUS.
  - Participation à la démarche qualité : appliquer et consigner les procédures.
  - Alimenter et suivre les tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratifs, financiers.
  - Participer à la gestion logistique du service et des manifestations (réunions et journées d’accueil).
• Gestion financière :
  - Procéder aux opérations d’engagement et de liquidation.
  - Suivre les crédits par type de dépenses ou d’opérations ou par structure.
  - Enregistrer les données budgétaires dans Sifac.
  - Collecter, contrôler, classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières.
  - S’informer et suivre l’évolution de la réglementation dans son domaine d’activité.
• Accueil et communication :
  - Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels et services) et externes (étudiants et organismes).
  - Sélectionner et diffuser l’information en interne et en externe.
  - Intervenir lors des réunions internes d’information et lors de manifestations extérieures.
  - Mettre en ligne des informations sur le site internet et le mettre à jour.
  - Élaborer et mettre à jour les documents de communication (guide des étudiants étrangers, flyers…).
  - Référente guichet unique et accueil des étudiants étrangers (formation des tuteurs, création et suivi du guichet unique en partenariat avec les services internes).
• Suivi du label « bienvenue en France » :
  - Référent(e) et suivi des activités de l’association des étudiants internationaux ISRUN.
  - Mise en place du réseau des ambassadeurs étudiants internationaux.
  - Appui au suivi du buddy system.

Connaissances, savoir-faire :

• Appliquer des règles financières.
• Assurer l’exécution et le suivi des dépenses et des recettes.
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
• Savoir rendre compte.
• Communiquer et faire preuve de pédagogie.
• Mettre en œuvre des procédures et des règles.
• Travailler en équipe.
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité.
• Mettre en œuvre une démarche qualité.
• Modes de fonctionnement des administrations publiques.
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention.
• Environnement et réseaux professionnels.
• Techniques d’élaboration de documents.
• Culture internet.
• Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues).

Savoir-être :

• Sens de la confidentialité.
• Rigueur/fiabilité.
• Sens de l’organisation.
• Sens relationnel.
• Grande polyvalence et autonomie.

Conditions particulières d’exercice :

• (NBI, régime indemnitaire - groupe de fonctions IFSE…)
• Contraintes horaires liés au calendrier de gestion, à l’accueil des étudiants et à la participation aux événements et manifestations.
• Obligation de respecter le secret statistique ou professionnel dans le cadre législatif existant.

Fiche de poste :

• Fonctions : responsable des mobilités internationales de la zone Europe et gestionnaire administrative et financière h/f.
• Métier ou emploi type* : * Reme, Referens, Bibiofil.
• Emploi n° J4C42 et J4E44 : technicien en gestion administrative et gestionnaire financière (Referens).
• Programmes de mobilité : - Erasmus+ mobilités de l’enseignement supérieur (étudiants)

Fiche descriptive du poste :

• Catégorie : B
• Corps : technicien de recherche et de formation.
• Affectation.
• Administrative : service des relations internationales et de la coopération régionale (SRICR).
• Géographique : Campus du Moufia.
• Encadrement : Non.
• Conduite de projet : Non.
• Nb agents encadrés par catégorie : 0A - 0B - 0C.

Salaire mensuel brut 2241.00 €.