Secrétaire administratif h/f

Sous la responsabilité de la Directrice, la.le secrétaire administratif.ve assiste l’équipe dans les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’établissement : suivi des dossiers administratifs et gestion des dossiers selon l’organisation et les compétences attendues. La.le secrétaire assiste l’administratrice dans l’organisation du travail et doit assurer un vrai rôle de soutien, de secrétariat et d’accueil.

Conditions particulières d’exercice
- accueil physique et téléphonique,
- organisation de l’agenda et prise de RDV de la direction,
- secrétariat courant (gestion du courrier, affranchissement, tri, classement, archivage,...),
- traitement des factures et des conventions,
- circulation et diffusion de l’information à l’équipe,
- commande et gestion du stock des fournitures administratives,
- collecte des informations pour les dossiers de l’établissement,
- gestion du matériel du FRAC (planning d’utilisation, entretien,...),
- logistique et intendance des espaces de réunion et d’accueil du FRAC (accueil du public, des intervenants, état des lieux, remise en état des salles, courses diverses, ...),
- assistance à la gestion de la Collection et à sa régie,
- implication administrative et logistique dans les projets et différentes actions,
- contribution à la transversalité des activités.

Descriptif du profil recherché
Bonne connaissance des outils informatique : ©Word, ©Excel
Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
Savoir respecter les procédures
Posséder des qualités d’organisation et de classement
Savoir prendre des notes, rédiger des courriers et des comptes rendus
Savoir s’adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
Disponible et sens de l’engagement
Respect de la confidentialité
Connaissance du milieu culturel est un plus

Informations complémentaires
Poste de 35h00, possibilité de travailler le samedi
Permis B exigé
Prise de poste le 1er août 2021