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Secrétaire de direction /assistant qualité h/f

Publié le 19 novembre 2021
Secrétaire de direction /assistant qualité h/f

CHU de la Réunion Site Sud

  • Administration
  • Gestion
  • Santé
  • La Réunion
  • Secrétariat
  • Bac +2
  • 5 à 10 ans
  • CDD


Finalité :
Les missions de l’assistant(e) de direction et de la qualité sont de trois ordres :
- Assurer le secrétariat de direction de la Directrice Qualité et du service – en l’absence de la secrétaire de direction titulaire et en lien avec l’assistant qualité du CHU FG.
- Assurer l’appui à la gestion des risques en lien avec les coordonnateurs des risques.
- Assurer l’appui à la gestion documentaire en participant au groupe support NORMEA.

Missions et activités principales :
• Assurer le secretariat de direction du service qualité :
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion de l’agenda du directeur
- Organisation de réunions : staffs hebdomadaires, réunions de services, COPIL.

• Qualité, groupes de travail : réservation de salle, mise à jour des listes de diffusion, invitation, relance, rédaction des comptes rendus dans un délai court et transmission aux intéressés :
- Gestion du courrier.
- Gestion logistique du service.

• Au titre de l’appui à la gestion des risques, en collaboration avec les coordonnateurs de risque :
- Saisie des FSEI papier dans Norméa.
- Recueil des informations complémentaires au sujet des FSEI.
- Appui de retour aux déclarants.
- Relance des destinataires des FSEI.
- Appui(e) à l’organisation des CAGRIS.
- Préparation d’un bilan trimestriel par pôle à destination des accompagnants qualité de pôle.

• Au titre de l’appui à la gestion documentaire, en collaboration avec la technicienne qualité :
- Appui(e) au déploiement de la gestion documentaire informatisée en basculant l’ensemble des documents du site qualité vers Norméa.
- Formation des visualiseurs dans les services.

• Au titre de la préparation de la V2020.
Appui logistique aux ingénieurs et cadre supérieur qualité et médecin QGDR, selon leurs sollicitations, dans l’accompagnement des processus de l’établissement (programmation et préparation des réunions, ordres du jour, compte rendus…).

• Au titre de la conduite de démarches qualité, gestions des risques, relations avec les usagers : peut être sollicité(e) pour un appui administratif à tout projet en cours et en particulier pour l’appui à la réalisation des audits et autres évaluations.
- Organisation de la campagne IQSS : impression des listings des dossiers à auditer et des grilles, saisie des grilles.
- Appui(e) à la gestion des enquêtes de satisfaction via l’outil Sphinx.

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