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Secrétaire médical correspondant archives h/f

Secrétaire médical correspondant archives h/f

TERRES AUSTRALES ET ANTARCTIQUES FRANCAISES

  • Administration
  • Secrétariat
  • 974
  • CDD
  • 2 à 5 ans
  • Terres Australes et Antarctiques Françaises
  • Santé
  • Gestion


Direction : Service médical des Terres Australes et Antarctiques Françaises (TAAF)

Localisation : Terres Australes et Antarctiques Françaises
Rue Gabriel Dejean
97410 Saint-Pierre de La Réunion

Catégorie B - Statut contrat de droit public, ouvert aux contractuels et aux fonctionnaires, accueillis en détachement.

Domaine d’activité : Secrétariat du service médical, et gestion des archives de la collectivité

Supérieur hiérarchique immédiat : Dr Paul LAFORÊT – médecin chef des TAAF

Éléments de contexte : Présentation de la collectivité
Les Terres australes et antarctiques françaises (TAAF) sont depuis 1955 un Territoire d’outre-mer doté de l’autonomie administrative et financière. Cette collectivité d’outre-mer a été créée par la loi du 6 août 1955. Le siège est installé depuis 2000 à Saint-Pierre de La Réunion où il regroupe près de 70 personnes. La collectivité dispose également d’une antenne à Paris.
Les services territoriaux des TAAF se composent des 5 circonscriptions administratives, dénommées districts, à la tête desquelles on trouve les chefs de district, qui relèvent directement de la préfète, administratrice supérieure des TAAF.
Les Terres australes et antarctiques françaises sont formées par l’archipel Crozet, les îles Kerguelen, les îles Saint-Paul et Amsterdam, la terre Adélie et les îles Éparses (depuis la loi du 21 février 2007). Ces dernières rassemblent les îles tropicales de l’archipel des Glorieuses, Juan de Nova, Europa et Bassas da India dans le canal du Mozambique et Tromelin au nord de La Réunion.

Composition et effectifs du service
Le service médical des TAAF est en charge de la santé des personnels en poste sur les différentes bases des TAAF mais également pour le personnel et les activités de notre partenaire l’institut polaire (l’IPEV).
Le siège du service médical se trouve à la Réunion au sein du siège des TAAF. Il comprend un médecin chef de service, un médecin adjoint en charge également de la médicalisation du navire de ravitaillement des TAAF le Marion Dufresne et d’un secrétariat médical.
A Paris une antenne des TAAF comprend également du personnel médical avec un médecin adjoint et un secrétariat médical.
L’ensemble de ces personnels ont pour tâche d’organiser les visites d’aptitudes médicales, le soutien logistique médical des bases, le recrutement et la formation des médecins envoyés sur le terrain, le suivi du réseau de télémédecine et l’organisation des évacuations sanitaires éventuelles.
Il est à noter que les trois médecins du siège gardent tous une activité médicale à mi-temps au sein de service d’urgences et de ce fait sont tous présent à mi-temps au sein du service. La permanence du service est donc assurée par les deux secrétariats.
Sur chaque base enfin un médecin nommé pour un an et pour l’île de Tromelin un infirmier qui gère les soins localement.

Missions et activités : Deux activités principales composent ce poste
1- Assurer le secrétariat médical des médecins affectés aux TAAF.
A ce titre, le titulaire du poste assiste le médecin-chef dans la gestion quotidienne du service médical :
- Préparation, suivi et archivage des dossiers d’aptitude du personnel TAAF et des partenaires partant en mission
- Permanence téléphonique
- Organisation des rendez-vous médicaux et psychologiques
- Gestion des commandes médicales
- Suivi du budget médical
- Suivi des recrutements des personnels médicaux et de leur formation
- Secrétariat du médecin chef et du service médical
- Suppléance du secrétariat médical à Paris en cas d’absence

2- Assurer la fonction de correspondant « Archives » pour l’administration des TAAF (siège)
- Le correspondant Archives n’a pas vocation à se substituer aux services pour le traitement de leurs archives mais sera leur référent, et l’interlocuteur principal de la mission archives du ministère de l’intérieur.
- Il aura également la responsabilité du local de pré-archivage situé au siège des TAAF.
- Il vérifie l’indexation, le classement et l’archivage de documents.
- Il est responsable de l’inventaire, de la mise à jour du plan de gestion des archives, de la vérification et de l’envoi des bordereaux de versement et d’élimination.

Personnel à encadrer : NA

Spécificités/contraintes/sujétions :
Pics d’activité sur la partie secrétariat médical lors des préparations des rotations du Marion Dufresne
Polyvalence des tâches
Confidentialité et discrétion exigée sur tous les sujets médicaux..

Compétences requises :
Connaissances techniques
- Connaître l’environnement professionnel
- Anglais basique et médical
- Maitrise des outils informatiques de bureautique World / Excel
- Expérience d’archivage
- Formation de secrétariat médical avec au moins 3 ans d’expérience
- Compétences en matière d’archivage
- Compétences budgétaires et comptables

Savoir faire :
- Savoir s’organiser
- Savoir travailler en équipe
- Faculté d’adaptation et prise d’initiative
- Mettre en forme un document
- Archiver
- Diffuser une information, une publication
- Organiser une réunion
- Rédiger un acte administratif
- Appliquer les processus du domaine
- Mettre en oeuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
- Organiser une activité
- Prioriser
- Communiquer, rendre compte à la hiérarchie
- Conduire un entretien

Savoir-être :
- Sens des relations humaines
- Savoir s’exprimer oralement
- Savoir accueillir
- Faire preuve de diplomatie
- Rigueur et discrétion pour la gestion des dossiers médicaux confidentiels
- Motivation, disponibilité et grande autonomie dans le suivi des dossiers

Durée de la mission : Durée attendue sur le poste : 2 ans, renouvelable
Prise de fonction : souhaitée au 1er mai 2020

Coordonnées

Les candidatures (lettre de motivation à l’attention de Mme la Préfète, administratrice supérieure des Terres australes et antarctiques françaises et CV détaillé) sont à adresser à : [email protected] en mentionnant impérativement en objet du message : POSTE _NOM_Prénom

Contact : Les demandes de renseignements :
- sur le poste sont à adresser au médecin-chef des TAAF, à l’adresse suivante : [email protected]
- d’ordre administratif sont à adresser au chef du service des ressources humaines des TAAF à l’adresse suivante : [email protected]

Date limite de candidature : 19/03/2020

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