Secrétaire médical cardiologie pédiatrique h/f

Missions :

• Contribuer à la qualité et au bon déroulement du circuit patient depuis la prise de RDV jusqu’à la fin des soins.
• Garantir la bonne tenue du dossier médico-administratif du patient et son archivage.
• Assurer le lien entre le patient et ou sa famille et le personnel médical et soignant.
• Contribuer à la facturation et au recouvrement des recettes liées à l’activité du centre de consultations.
• Participer à l’amélioration des pratiques et de l’organisation du secrétariat.
• Préserver la confidentialité des informations.
• Travailler au sein d’une équipe, assurer les tâches de secrétariat liées à l’activité et répondre aux différentes demandes du service, des services inter et extrahospitaliers et des patients.

Missions principales :

• Pour l’hospitalisation :
  - Rechercher et récupérer les éventuels dossiers antérieurs et à la sortie des patients les mettre à jour.
  - Frappe du courrier (compte-rendu d’hospitalisation, compte-rendu opératoire, certificat, etc).
  - Établir les certificats et toutes les convocations à la prise en charge du dossier.
  - Classer, enregistrer et archiver les dossiers.

• Pour les consultations externes de cardiologie congénitale :
  - Accueillir les patients.
  - Constituer et mettre à jour les dossiers.
  - Programmer les différents rendez-vous d’examens, de consultations, de bloc opératoire et d’hospitalisation.
  - Frappe et mise en forme des courriers et assurer l’envoi de celui-ci aux différents destinataires.

Activités principales :

• Accueil physique et téléphonique.
• Orientation et renseignement des patients et de leur famille.
• Prise de RDV en consultations et organisation des examens.
• Programmation des interventions chirurgicales et ou des hospitalisations (cathétérisme interventionnel, M3C).
• Programmation des RDV d’anesthésie et bloc opératoire.
• Gestion des EVASAN et des missions sur la zone OI.
• Gestion des conventions de PEC des patients de Madagascar.
• Commande et préparation des dossiers médicaux des patients.
• Constitution du dossier administratif dans le respect des règles d’identito-vigilance et de facturation.
• Saisie des données liées à l’activité médicale, des actes de consultation.
• Gestion des anomalies de facturation en lien avec la GAP.
• Frappe et mise en forme des courriers et compte-rendu d’hospitalisation.
• Traitement des mails, des courriers et des fax.
• Préparation et remise des bons de transport.
• Tenue à jour du dossier patient, de sa création à son archivage.
• Gestion des demandes d’accès au dossier.
• Lien entre les unités et les différents services administratifs, médicaux et médico-techniques.
• Ainsi que les organismes.
• Gestion du courrier départ/arrivée.
• Relations avec les services et correspondants externes.
• Gestion des consultations interservices et des autres hôpitaux ou cabinets médicaux privés.
• Transmission des comptes-rendus par mail ou par fax.

Activités ponctuelles et/ou transversales :

• Participation aux réunions du service.
• Organisation de réunions.
• Formation des nouvelles secrétaires et des stagiaires.
• Participation à la démarche qualité de certification des établissements de santé.
• Participation aux formations propres à son métier et à son service.
• Traitement des demandes de communication de dossiers médicaux.

Diplômes (et expérience éventuelle) exigés :

• BAC ST2S (sciences et technologies de la santé et du social).
• Ou BAC+ formation de secrétaire médical.e ou secrétaire assistant.e médico-social.e.
• Expérience de secrétaire médical.e en établissement de santé.