Gestionnaire administratif Région Réunion h/f

Sous la responsabilité du Service des Assemblées et du Courrier, le titulaire du poste sera chargé du suivi de dossiers en lien avec la DGS : missions ponctuelles, préparation des instances, avis techniques sur dossiers et rapports...
Il sera également chargé de la tenue de l’agenda des élus, de la préparation et du suivi des réunions.

Missions à remplir :
1) Apporter une assistance juridique sur les projets et les activités du pôle élus :
• Suivre les dossiers en transversalité avec les services ;
• Identifier les sujets sensibles et les priorités, orienter et assurer un suivi des dossiers dans un rôle de veille et d’alerte ;
• Apporter une assistance et conseil juridique en lien avec les domaines d’intervention de la collectivité ;
• Créer et mettre en œuvre des outils de transversalité pour optimiser l’activité et le suivi de projets ;
• Contribuer au développement de procédures administratives et assurer leur application ;
• Assurer une veille permanente en matière juridique et réglementaire ;
• Veiller au respect des obligations déontologiques s’imposant aux élus ;
• Assurer un lien constant avec les partenaires internes et externes.

2) Préparer la tenue des réunions en lien avec les services :
• Rédiger les ordres du jour de réunion avec les services en concertation avec les élus ;
• Créer et actualiser les tableaux de bord, fiches de suivi, prise de note et rédaction des comptes rendus ;
• Assurer la rédaction de notes et rapports sur des dossiers thématiques ou transversaux ;
• Participer aux réunions susceptibles d’apporter des éléments d’information à ventiler ou nécessaires à l’activité ;

3) Tenir et optimiser l’agenda :
• Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers de la Présidente et des autres élus régionaux, du Directeur de Cabinet, de la Directrice Générale des Services, ainsi que des secrétariats auprès des organismes dans lesquels l’élu exerce une fonction ;
• Superviser la planification de l’agenda en le répartissant notamment entre les réunions des instances, les rendez-vous et le suivi des dossiers ;
• Assurer la gestion administrative des déplacements (réservations, inscriptions, ordres de mission…).

CAPACITÉS - APTITUDES :
• Bonne connaissance de l’environnement juridique et institutionnel des collectivités territoriales ;
• Connaissance des évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques ;
• Aptitude à la transversalité et collaboration / coordination avec les services opérationnels ;
• Capacité d’adaptation et de négociation ;
• Qualités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse ;
• Sens du relationnel développé ;
• Esprit d’initiative ;
• Disponibilité, qualité d’écoute, rigueur ;
• Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle exigé.

MODALITÉS DE RECRUTEMENT :
• Versant : Fonction Publique Territoriale ;
• Cadre d’emplois des Attachés Territoriaux ;
• Recrutement par voies :
◦ Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ;
◦ Contractuelle (Bac + 3 minimum ; Article L332-14 ou L332-8 du Code Général de la Fonction Publique Territoriale) ;
• Absence de conflit d’intérêts.

Les candidatures internes seront examinées de manière prioritaire dans le respect des orientations réglementaires.