Technicien en gestion administrative h/f

Activités principales :
Sous l’autorité de l’adjoint à la responsable administrative, l’agent apporte son appui dans les activités d’information, de documentation et de gestion administrative et pédagogique.

Missions :
▪ Accueillir et informer les divers publics (demandeurs d’emploi, salariés, enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs).
▪ Réception et traitement des candidatures en relation avec les équipes pédagogiques.
▪ Mettre en œuvre les procédures de gestion et assurer un suivi qualité.
▪ Accompagner la mise en œuvre des formations.
▪ Participer au suivi budgétaire des formations.
▪ Suivi des présences des stagiaires en formation.
▪ Organiser et planifier les enseignements en lien avec l’équipe pédagogique (planning, calendrier, réservation de salles, convocations, émargements…)
▪ Participer à l’organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences.
▪ Alimenter des bases de données, répondre aux enquêtes.
▪ Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations sur les formations.
▪ Suivi du paiement des intervenants.
▪ Evaluation des formations.
▪ Réaliser des plaquettes de formation en lien avec les différents prestataires.
▪ Assurer la promotion d’un dispositif de formation auprès des différents partenaires (demande de sourcing, mailing, mise à jour de sites informatiques).
▪ Sélectionner et traiter les messages arrivés sur la boîte mail partagée.
▪ Organiser les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants : préparer et suivre la commission de délibérations.
▪ Réaliser les structures d’enseignements sur le logiciel dédié.
▪ Participer à la préparation des documents réglementaires avant le passage dans les instances (CFVU…) et les transmettre à sa hiérarchie.
▪ Préparer et organiser les sessions d’examens (convocations, procès-verbaux, affichage, surveillance).
▪ Élaborer, alimenter et mettre à jour les bases de données relatives à la gestion prévisionnelle des CEV.
▪ Préparer et diffuser l’information auprès des étudiants via les canaux de communication (courriel, réseaux sociaux…)
▪ Organiser et/ou participer aux réunions en lien avec les activités de la D2ER.
▪ Accompagner la production de ressources pédagogiques innovantes : conception, scénarisation, planification, suivi de projet, réalisation, etc.
▪ Assurer l’accompagnement pédagogique des formations.

Conditions particulières d’exercice :
▪ Participation à des évènementiels en présentiel et en distanciel.
▪ Ces missions nécessitent une grande polyvalence.
▪ En fonction des examens, concours, jurys, réunions pédagogiques, l’activité peut entrainer des contraintes horaires à certaines périodes.

Encadrement : Non
Conduite de projet : Non

Compétences :
Connaissance, savoir :
▪ Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement des EPSCP.
▪ Connaissance générale de la réglementation liée au pilotage des formations.
▪ Droit des examens et concours.
▪ Maîtriser l’expression orale, écrite et les techniques d’accueil.
▪ Technique d’élaboration des documents.
▪ Connaissance générale de l’environnement bureautique.
▪ Techniques de communication.

Savoir-faire :
▪ Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
▪ Savoir rendre compte.
▪ Communiquer et faire preuve de pédagogie.
▪ Mettre en œuvre des procédures et des règles.
▪ Rédiger des rapports ou des documents.
▪ Savoir rendre compte.
▪ Travailler en équipe.
▪ Utiliser les logiciels spécifiques (APOGEE, ADE…).
▪ Mettre en œuvre une démarche qualité.

Savoir être :
▪ Sens de l’organisation.
▪ Fiabilité.
▪ Réactivité.
▪ Sens relationnel.
▪ Respect de la hiérarchie.

Transmettre CV et LM avant le 08/05/2022
Rémunération brute de 1815€
Poste à pourvoir en CDD de 1 an (avec période d’essai de 2 mois)
Localisation  : Administrative : Pôle Excellence et Rayonnement
Direction de l’Entrepreneuriat Etudiant de La Réunion (D2ER)

Géographique :
2 rue Joseph Wetzell – Bâtiment 4 – 97490 Sainte-Clotilde