Assistant administratif h/f

Placé sous l’autorité hiérarchique du chef de service, le titulaire du poste aura pour missions de l’assister et de permettre au service d’accomplir ses missions : lien entre le service et les services instructeurs, assistance des gestionnaires, information des opérateurs économiques.

Missions :

Assister la responsable du service :
◦ Gérer le tableau de bord de la DAJM ;
◦ Mettre en œuvre la procédure de saisine de la DAJM et des gestionnaires : saisine tableau suivi, création dossiers nuxeo ;
◦ Gérer les modèles de documents : transmission, diffusion, actualisation ;
◦ Planifier et organiser les réunions préparatoires, les réunions de service, rédiger les comptes rendus.

Répondre, orienter et informer les services et les entreprises :
◦ Gérer les appels téléphoniques : intercepter et prendre les messages ;
◦ Expliquer aux services les procédures marché et les modalités de saisine du service ;
◦ Expliquer aux entreprises la dématérialisation : par téléphone et par mail ;
◦ Gérer la boîte générique du service de la commande publique : rediriger vers les gestionnaires concernés ;
◦ Informer les services du suivi de leur marché ;
◦ Rechercher divers documents pour les directions en lien avec les contrôles européens.

Assister les gestionnaires dans la passation des marchés :
◦ Affecter les dossiers de consultation aux gestionnaires ;
◦ Pré-remplir les rapports d’analyse des offres en cas d’empêchement du gestionnaire ;
◦ Rédiger, envoyer et gérer les demandes de compléments des dossiers de candidatures des entreprises ;
◦ Rédiger le rapport de présentation, les arrêtés en cas d’empêchement du gestionnaire ;
◦ Rédiger les courriers d’attribution ;
◦ Gérer les demandes d’attestations fiscales et sociales ;
◦ Préparer le parapheur pour mise à la signature ;
◦ Préparer la mise à la signature et notifier les avenants ;
◦ Organiser la transmission des parapheurs papiers et dématérialisés : traçabilité, suivi, affectation.

Finaliser la procédure de marché :
◦ Gérer la mise à la signature ;
◦ Préparer les exemplaires de marchés ;
◦ Gérer le classement des pièces dématérialisées sous la GED ;
◦ Préparer les fiches marché ;
◦ Gérer l’envoi dématérialisé des marchés au contrôle de légalité ;
◦ Assurer la notification dématérialisée des marchés.

Capacités - aptitudes :
◦ Maîtrise des outils et process bureautique ;
◦ Maîtrise des logiciels informatiques et logiciels métier ;
◦ Connaissance des procédures de marché ;
◦ Capacité d’accueil physique et téléphonique ;
◦ Qualité rédactionnelle (courriers, courriels, documents de marchés) ;
◦ Qualité relationnelle ;
◦ Capacité à tenir des tableaux de bord ;
◦ Rigueur dans l’organisation de son travail ;
◦ Esprit d’équipe, disponibilité et réactivité ;
◦ Probité et respect des règles déontologiques ;
◦ Devoir de réserve, de confidentialité et discrétion professionnelle.

Modalités de recrutement :
◦ Versant : fonction publique territoriale ;
◦ Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux ;
◦ Recrutement par voie :
- Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ;
- Contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique territoriale) ;
◦ Absence de conflit d’intérêts.

Les candidatures internes seront examinées de manière prioritaire dans le respect des orientations réglementaires.