Assistant administratif et technique h/f

ALTER EGO TERTIAIRE, agence d’emploi et de recrutement CDD/CDI, recherche pour l’un de ses clients dans le domaine de la Maîtrise d’oeuvre, un.e assistant.e administratif.ve et technique.

Vous assurerez l’ensemble de la rédaction et mise en forme des différents documents administratifs et techniques sous la responsabilité des chargés d’affaires, et cela tant dans les phases de conception que dans les phases d’exécution des opérations.

Principales missions :

-  En phase de conception :
o Assurer la mise en forme des pièces écrites produites,
o Compiler les dossiers à chaque phase avant rendu au mandataire

-  En phase de consultation des entreprises :
o Vérification de la complétude administrative des candidatures,
o Création de tableaux de synthèse.
o Mise en forme des rapports d’analyse d’offres suivant la trame proposée par le client en lien avec l’économiste

-  En phase Travaux :
o Préparer les différents documents lors d’une ouverture d’affaire (Trame de CR de Chantier, tableaux financiers, modèles de situation de travaux, listing des entreprises,…)
o Etablissement des PV de réunion sous le contrôle du chargé d’affaire et diffusion aux interlocuteurs concernés
o Rédaction des visas sur plans suivant les indications du chargé d’affaires et diffusion
o Rédaction des tableaux de suivi des VISA sur documents d’exécution
o Vérification matérielle des situations de travaux après visa du chargé d’affaire, établissement des bons de paiement à destination des maitres d’ouvrage + diffusion dans les délais impartis
o Etablissement et suivi des tableaux de bords financier des opérations en lien avec le chargé d’opération
o Suivi administratif des lots en phase DET, rédaction des ordres de services, avenants, suivi des approbations
o Etablissement et diffusion des documents administratifs en fin de chantier (EXE 4, 5, 6,…), Compilation DOE après visa favorable du chargé d’affaire,
o Archivage en fin d’opération

-  Autres
o Distribution des courriers reçus aux interlocuteurs concernés au sein de la structure (+copie des courriers à caractère contentieux au directeur technique)
o Gestion de la boite mail générale de l’entreprise, transfert des données aux interlocuteurs concernés
o Accueil téléphonique et physique, gestion des messages et diffusion aux interlocuteurs concernés au sein de l’entreprise
o Classement de toutes les correspondances, PV, VISAS, documents administratifs, à chacune des phases de chaque opération
o Centraliser les besoins de consommables de bureau
o Gérer le parc bureautique
o Gérer les appareils de mesure (entrées, sorties, fiches de suivi, etc.)
o Gérer le parc matériels de communication (sorties)
o Veille sur les appels d’offre et proposition de service du GIE aux partenaires (architectes,…)
o Assurer la disponibilité des pièces nécessaires aux réponses à appel à candidature ou AO
o Réaliser des dossiers de réponse aux AO en groupement
o Rédiger les propositions d’honoraires propres à l’entreprise sous la responsabilité du directeur et assurer le suivi commercial des offres transmises
Profil :
Vous êtes issu.e d’une formation type BTS assistant de gestion PME/PMI ou assistant de manager
Vous justifiez d’une expérience de 3 ans minimum significative dans ces fonctions, dans le secteur Bâtiment, idéalement au sein d’un bureau d’études ou d’un cabinet d’architecte
Salaire selon profil.
Poste à pourvoir rapidement dans le cadre d’un remplacement maladie.
Secteur Nord.