Secrétaire des instances h/f

Placé sous la responsabilité hiérarchique de la direction du CESER au sein du pôle administratif, le titulaire du poste assurera l’assistance et le secrétariat des instances (instance de coordination et d’harmonisation (ICH), bureau, assemblée plénière) et des commissions.

Missions :
• Au titre des instances : ICH, bureau, assemblée plénière :
◦ Prendre des notes et rédiger les comptes rendus des instances ;
◦ Superviser la réalisation du mémo et les dossiers préparatoires des différentes instances pour la présidence et la direction ;
◦ Préparer les réunions des instances et des réunions délocalisées (ordre du jour, invitation, suivi de l’état des présences) et en assurer le suivi ;
◦ Réaliser et transmettre la convocation des assemblées plénières du CESER à la présidente du conseil régional, au préfet de La Réunion et au représentant du CESE de La Réunion ;
◦ Réserver et préparer la salle plénière ;
◦ Collaborer à l’organisation événementielle en lien avec les instances au sein du CESER.

• Au titre des commissions :
◦ Soutenir l’organisation logistique (audios, visioconférences, enregistrement) en cas d’absence ou d’empêchement des chargés d’études ;
◦ Soutenir les missions d’assistance et de secrétariat des commissions thématiques et de groupes de travail en relation avec les chargés d’études (envoi des convocations dans le cadre des réunions de commissions et des auditions).

• Au titre du fonctionnement interne :
◦ Participer aux diverses réunions internes élargies du pôle production en vue de la préparation d’événements ;
◦ Assurer la continuité des affaires administratives en l’absence du directeur ;
◦ Réaliser divers travaux de secrétariat (tableaux de bord) ;
◦ Collaborer à l’alimentation de l’agenda partagé.

Capacités et aptitudes :
• Connaissance approfondie du fonctionnement et des attributions des institutions régionales (conseil régional, CESER...) et des partenaires institutionnels extérieurs (État et divers organismes) ;
• Maîtrise des techniques de secrétariat ;
• Qualifications en matière d’organisation et de planification ;
• Bonne capacité rédactionnelle ;
• Autonomie dans l’organisation du travail ;
• Esprit d’initiative, efficacité, rigueur ;
• Sens des responsabilités et de l’anticipation ;
• Polyvalence avec les autres assistantes ;
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs ;
• Savoir-faire preuve de diplomatie avec les conseillers et l’extérieur ;
• Sens du contact et des relations publiques ;
• Aptitudes et goût pour le travail en équipe et la coopération ;
• Disponibilité ;
• Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.

Modalités de recrutement :
• Versant : fonction publique territoriale ;
• Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux ;
• Recrutement par voie :
◦ Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ;
◦ Contractuelle (Bac minimum ; article L332-8 du code général de la fonction publique territoriale) ;
• Absence de conflit d’intérêts.

Les candidatures internes seront examinées de manière prioritaire dans le respect des orientations réglementaires.