Gestionnaire administrative H/F

Principales activités attribuées à l’emploi :

Secrétariat de direction :
- Accueil téléphonique et information des usagers de l’Institut
- Réception et Enregistrement du courrier (Arrivée et Départ)
- Secrétariat du Conseil d’Administration de l’IAE (envoi des convocations, réservation de salles, préparation des documents,…)
- Tenue des tableaux de congés des personnels
- Archivage général de la documentation IAE - Correspondant « Archives »
- Saisie et mise en forme de documents (courriers, rapports, procès-verbaux,…),
- Recensement des besoins en fournitures administratives et gestion du stock,
- Mise à jour des documents (référentiel QUALICERT)

Assistance au Pôle Relations Professionnelles :
- Participation à l’organisation de la campagne de candidature :
* vérification de la recevabilité administrative des demandes de validation des acquis (VAPP85),
* montage des dossiers de contrats et/ou période de professionnalisation.
- Participation à l’organisation des manifestations de l’Institut : journée portes ouvertes, galas, séminaires, conférences…
- Gestion des réservations de salle pour les manifestations internes et/ou externes.

Compétences requises :

Bonne connaissance des logiciels bureautiques
Sens de l’organisation (gestion des urgences)
Autonomie et initiative
Grandes qualités relationnelles
Aptitude à travailler en équipe
Discrétion professionnelle
Disponibilité (contraintes horaires particulières)

Qualités particulières :

Poste sensible qui représente l’image de l’Institut vis-à-vis des usagers internes et externes. Le titulaire de cet emploi doit avoir une grande polyvalence et savoir gérer en temps réel plusieurs dossiers dans des domaines différents.

Infos pratiques :

Nature du contrat : CDD du jeudi 27 février 2014 au 31 juillet 2014
Avec possibilité de reconduction.
Durée hebdomadaire : 35h/semaine
Salaire mensuel : 1 430 euros brut
Lieu de travail : Saint-Denis (Avenue de la victoire)